Hvordan får du 30 meget forskellige mennesker til at blive enige om noget? Hvordan engagerer du alle disse sind til at komme med en årsplan? Det behøver ikke at være så udfordrende som at fortolke Mayakalenderen.

hvert år mødes vores Spejdertropp i August med et mål: kom med en plan for næste år. Nedenfor viser jeg dig, hvordan vi gør det i seks korte trin, og introducerer flere teknikker, som du kan bruge, når du prøver at sammensætte dine egne langsigtede planer.

 Sådan planlægger du årsplanen: 6 trin til succes

planlægning af årsplanen

at få en stor gruppe til at blive enige om noget kan være en udfordring. Alligevel for os, det er afgørende, at hvert medlem føler, at han har ægte input til, hvad vi gør i det kommende år. Nøglen til at løse denne udfordring er at være organiseret og arbejde i små grupper, når det er muligt. Vi gør dette til en dedikeret begivenhed hvert år, trække sig tilbage til en hytte i skoven, og give den den fokuserede opmærksomhed, den fortjener. Her er den seks-trins tilgang, vi bruger.

gennemgå/Bekræft årlige mål

det hele skal starte med at vide, hvor du vil hen, og hvad du vil opnå, når året er forbi. Så før vi starter lige ind i ideegenerering, starter vi altid med et kig på sidste års mål og målsætninger for at se, hvordan vi gjorde det, og derefter beslutte, hvad der skal ændres for det næste år.

så alle kan se, projicerer vi målene op på en skærm og diskuterer derefter, hvor godt vi gjorde eller ikke opfyldte hvert af de mål, vi havde sat for os selv. Så beslutter vi, om vi vil beholde eller ændre dette mål i det kommende år.

sidste gang vi gjorde dette, fandt vi ud af, at vi opfyldte vores camping-og serviceprojektmål, men ønskede at gøre det bedre med vores rekrutteringsindsats og muligheder for avancement. Efter nogle diskussioner arbejdede vi for at komme med smarte mål, så vi ville have klare mål at skyde for. I slutningen, vi tager en stemme stemme for endelig godkendelse.

at have alle involveret i denne del hjælper med at sikre, at vi alle ved, hvad vi forsøger at opnå i det kommende år; vi starter på samme side.

Brainstorm ideer (gruppe af grupper)

med den nøgle bit af lektier gjort, er det tid til at begynde at generere ideer. Vi har prøvet at gøre dette som en stor gruppe, men da vores medlemskab voksede, blev det for uhåndterligt – folk med gode ideer blev ikke hørt, færre mennesker var i stand til at deltage meningsfuldt, og det blev en øvelse i publikumskontrol i stedet for planlægning. Jeg har skrevet om, hvordan man laver en god brainstorming, men her er den korte version:

årlig planlægning - brainstorming Brainstorming er mere effektiv i mindre grupper, hvor der kan være en hurtig udveksling af ideer, alle har en chance for at deltage, flere stemmer høres, og folk har en større følelse af at have en meningsfuld indflydelse på processen. Så vi bryder ud i vores tre patruljer på 8-10 mennesker hver og lader ideegenerationen ske der. Tjek denne video for flere tanker om brainstormingsprocessen.

før vi frigiver grupperne for at starte processen, giver vi dem en lille vejledning.

først giver vi dem kategorier af ideer, der skal udvikles. For eksempel, Vi har brug for, at hver gruppe kommer med tre serviceprojektideer, tre ideer til sjove udflugter at fortsætte, og tre steder, du synes, vi skal gå til sommerlejr næste år.

for det andet giver vi dem et standardiseret format til at bruge til at udtrykke deres ideer. For os, ved hjælp af 5 venstre 8 indekskort har fungeret godt. Som en gruppe kommer op med en ide, den ønsker at foreslå, noterer de kategorien, giver den en kort titel, en kort beskrivelse og en tidsramme (f. eks. vintercamping på denne halvkugle skal sandsynligvis ske December-februar). Vi projicerer eksempler op på væggen, så de kan se, hvordan et godt idea-kort ser ud.

for det tredje giver vi dem en frist – måske en time.

for det fjerde giver vi dem lidt plads til at arbejde i. Hvis hver gruppe har sit eget bord eller hjørne af et rum at arbejde i, kan de fortsætte uden distraktion og fokusere på at komme med deres ideer.

når hver gruppe er færdig, de har en stak af 5 liter 8 kort, en for hver ide, og vi er klar til at komme videre.

Præsenter ideerne

årsplan - præsentation af ideer det er vigtigt at dele alle disse gode ideer, så når tiden er inde, bringer vi alle sammen igen. Hver gruppe præsenterer derefter sine bedste ideer i hver kategori. Denne del kan mose ned, hvis du ikke er forsigtig, så det hjælper med at indstille en frist for hver – måske et minut til at præsentere hver ide.

nogle grupper udnævner en talsmand til at præsentere alle deres ideer, andre grupper får den person, der først foreslog det, til at præsentere ideen for gruppen. Enten metode er fint. En lille smule salgsteknik kan gå langt her; det er sjovt, når grupper prøver at toppe hinandens ideer.

når en ide er præsenteret, tager en af vores ledere 5 liter 8-kortet og viser det for alle at se. Sidste år hængte vi en stor presenning på væggen og brugte dobbelt stick tape til at holde kortene på plads. Sprøjteklæbemiddel og et stort ark kan også fungere, men er mindre effektivt, hvis det er fugtigt.

hver ide går op under den relevante kategori. Når alle grupper har præsenteret, er resultatet en væg dækket med masser af gode ideer, opdelt i de forskellige kategorier, der er vigtige for os.

på dette tidspunkt vil vi typisk tage en pause, stege nogle skumfiduser eller hænge ud omkring ilden. I løbet af den tid og natten over, da de kreative juice stadig flyder, vil flere ideer ofte sive til toppen, så det er ikke usædvanligt at blive bedt om at tilføje flere kort til væggen. Vi lader dette ske – flere kvalitetsideer er bedre!

Prioriter

dette er mit foretrukne trin. Målet er nu at finde ud af, hvad alle vil gøre mest. Og måske også bestemme, hvad de foretrækker ikke at gøre. Vi gør dette ved at stemme med farvede klistermærker – det er enkelt og effektivt.

årsplan - prioritering ideer lige efter morgenmaden, vi samler alle foran ideen display, give dem hver 12 grønne prik klistermærker og seks røde prik klistermærker. Ved afslutningen af frokosten er deres opgave at sætte disse klistermærker på kortene. En grøn prik angiver, at nogen vil gøre den begivenhed; en rød betyder, at de foretrækker ikke at gøre det. De kan bruge disse klistermærker, som de vil – læg alle fem på et kort, de virkelig vil gøre, spred dem ud; uanset hvad. De kan også handle individuelt, eller de kan forsøge at overbevise andre om at følge deres ledelse og stemme op eller ned på en bestemt ide.

vi giver lidt fritid til denne proces og nyder at se diskussionerne og afstemningen. Nogle stemmer med det samme, andre er mere cagey og venter – hvis en begivenhed, de ikke kan lide, allerede bliver stemt ned, kan de vælge at bruge det røde klistermærke et andet sted.

ingen får ekstra klistermærker, men jeg giver også de voksne en chance for at stemme – vi er alle sammen i dette eventyr. Men de bliver færre, og i år tænker jeg på at sætte bogstavet A på dem, så vi kan se forskellen mellem en voksen stemme og en fra drengene.

ved afslutningen af dette trin har vi et ret klart billede af, hvad de foretrukne aktiviteter er, og også dem, de fleste mennesker foretrækker at undgå, og det gør det næste trin meget lettere.

Vælg og planlæg (leader group)

det er her gummiet møder vejen, og hvor alle de gode ideer møder den hårde kolde virkelighed i en kalender, der har et begrænset antal dage på det.

brug en lille planlægningsgruppe. Til dette trin er det bedst at have en lille gruppe ledere, der repræsenterer alles bedste, men også kan finde måder at gå på kompromis med. Vores gruppe har otte til ti personer, der inkluderer hver af gruppelederne.

årsplan - sticker-afstemningsmetoden vi starter med at prioritere alle begivenheder efter kategori. Hvert grønt klistermærke er en +1 stemme; hver rød er -1; hvert kort ender med en endelig nummer score. Vi skriver det på kortet og cirkler det og stabler derefter kortene i rækkefølge med de højeste score på toppen.

brug en Masterkalender. Vi ved, hvad gruppen vil gøre nu, så det næste skridt er at finde ud af, hvilke tidspunkter der er tilgængelige for at gøre dem. Før begivenheden, Vi samler en masterkalender, der har hver nøgledato, vi kan tænke på. Vi samler feriekalendere, kirkekalendere, skolekalendere fra to gymnasier og flere mellemskoler plus andre kalendere, som vi kan tænke på. Eventuelle nøgledatoer, vi indtaster på vores egen masterkalender – du vil ikke planlægge noget oven på Mors Dag-jeg begik den fejl en gang, men jeg gør det aldrig igen!

nu er det tid til at komme ned til erhvervslivet – sætte begivenheder på kalenderen. Vi lægger alle de bedste scorekort på bordet foran os og projicerer masterkalenderen mod væggen. På en anden væg er presenningen, men nu har den måneder, der viser over toppen og kategorierne ned ad siden. Alle kan se alt.

årsplan - ledere matcher begivenheder til kalenderen Planlæg begivenheder med høj prioritet først. Vi laver altid sommerlejr en bestemt uge i Juli, så vi sætter det bedste valg derinde. Vi har en person mand den bærbare computer, så når beslutninger træffes, kan vi se dem projiceret i realtid. Vi bruger en anden farve (mørkegrøn) til vores begivenheder for at skelne dem fra andre i kalenderen. En anden person sætter ide-kortene op på presenningen, når de bruges.

Planlæg Tidsspecifikke Begivenheder Næste. Skiture og vintercamping bliver tilsluttet januar til marts. Hvis vi rafting, er det sene forår det bedste tidspunkt for det, mens floderne stadig løber højt. Vores juletræ fund-raiser er altid i December, som dybest set tager ud hele måneden (ved den måde, nogen interesseret i en lokalt dyrket Douglas gran eller Frasier Gran til ferien? Sig til!)

Planlæg Understøttende Begivenheder. En uge eller to før enhver udflugt er det godt at have et møde, hvor vi fokuserer på at forberede planerne og lære de færdigheder, vi har brug for til den rejse.

på et tidspunkt vil vi altid løbe tør for kalenderplads, før vi løber tør for ideer, vi vil gøre, men du skal stoppe et sted. Bare et par skridt til, så er vi færdige.

Tjek Mod Mål. Nu er det et godt tidspunkt at gå tilbage til målene og målene for det kommende år og se, om de begivenheder, du har planlagt, understøtter at nå disse mål. Hvis ikke, kan du foretage nogle justeringer for at bringe tingene på linje.

gør en “Sanity Check.”Vi skyder generelt til en udflugt, et serviceprojekt og et par møder hver måned. Hvis udkastet til tidsplan får os til at tage tre langdistanceture på ryg mod ryg, det kan være for meget. Det er bedre at gøre færre begivenheder godt, end en masse begivenheder, der er tilfældigt planlagt og ikke godt besøgt.

anmeldelse/Brief/Godkend

årsplan - briefing og godkendelse det sidste trin tager normalt ikke for lang tid, men det er vigtigt at gøre. Vi samler hele organisationen sammen, normalt efter middagen, men før desserten. Ledelsen forklarer, hvordan det næste års program ser ud, hvor sjovt det vil være, og hvordan det vil opfylde de organisatoriske mål. Efter at have taget spørgsmål, der vil være en stemme stemme for at godkende, og vi kan komme videre med forretningen med at skåle skumfiduser og bage æble skomager; mission complete!

planlægning af årsplanen – afhentning

jeg kom ikke personligt med denne tilgang; jeg arvede den fra min forgænger, der var en mester i at gøre denne slags ting. Det fungerer godt for os, og jeg elsker det. Ikke alle af jer forsøger at lede en Spejdertropp, men ideerne bag denne proces kan bruges i alle slags indstillinger.

Indstilling af mål først, brainstorming i små grupper, synliggørelse af ideer for alle, ved hjælp af en afstemningsmetode til at prioritere, hvad du gør, udvikling af en masterkalender med en lille gruppe ledere…dette er alle gode teknikker, du kan bruge til at komme med dine egne langsigtede planer.

og resultatet er et program, som alle forstår, føler, at de var en del af og støtter.

Bly På!

Fotokredit: ingen ændringer foretaget –

Leave a comment

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.