virkelig at forstå, hvad årsregnskabet for din virksomhed fortæller dig i realtid, kan undertiden være mere en kunst end en videnskab. Uden de rigtige værktøjer kan det være svært at forstå, hvad virkningen af en bestemt tidsperiode eller begivenhed vil have på din virksomheds langsigtede mål og strategi. Det er vigtigt at vide, hvordan man identificerer og forstår meningsfulde afvigelser fra dine økonomiske resultater sammenlignet med en plan eller i forhold til en sammenlignelig tidsperiode for at hjælpe dig med at justere fremtidig strategi som svar. En ordentlig variansanalyse vil gå langt og holde dig på mål med din organisations mål.

Trin 1: Saml alle Data i en centraliseret Database

ideelt set vil disse data blive trended (vist over sammenhængende tidsperioder) og vises på et vist detaljeringsniveau (potentielt også subtotaleret af relevante grupperinger til en højere niveau gennemgang på et senere tidspunkt.)

Saml et lignende sæt datapunkter, som du gerne vil sammenligne dine resultater med. (Typisk ville dette være et budget eller sammenligneligt tidligere år/måned osv.) Sørg for, at de data, du bruger i forhold til dine økonomiske resultater, er “æbler til æbler”. Dette betyder, at de to sæt datapunkter begge er repræsentative for den samme virksomhed og lignende tidsperiode.

Trin 2: Opret en Variansrapport

Opret en variansrapport ved at sammenligne de to forskellige datapunkter med hinanden på det lavest mulige niveau for proaktivt at hjælpe med variansforskning. (Eksempler på sammenligninger på lavt niveau inkluderer sammenligning af resultater på en enhed eller omkostningscenter-niveau, normalt efter finanskonto. Imidlertid er mange planer bygget på et højere niveau, og hvis du bruger en plan som dit sammenligningspunkt, skal du muligvis oprette en variansrapport på et højere niveau og undersøge eventuelle væsentlige afvigelser bagefter.)

typisk ville dette være så simpelt som at trække et datapunkt fra det andet. Generelt er gunstige resultater repræsenteret som et positivt tal, og ugunstige resultater er repræsenteret som et negativt tal (dvs. faktisk minusplan eller nuværende periode minus tidligere periode for omsætning, salg, aktiver, gevinster osv. og plan minus faktisk eller tidligere periode minus løbende periode for udgifter, forpligtelser, tab osv.).

Trin 3: Evaluer dine afvigelser.

en god ide er at indstille en væsentlighedstærskel for variansanmeldelse, såsom 5% af planen efter hovedbogskonto. Mange virksomheder kan fokusere på større afvigelser først, mens andre virksomheder kan have visse hovedbogskonti, som de gerne vil overvåge mere omhyggeligt end andre. (Eksempler på dette ville være et firma, der historisk har haft problemer med høj medarbejder overarbejde og har brug for at overvåge denne type udgifter, eller et firma, der har en lav fortjenstmargen og skal nøje overvåge G&a overhead.)

dette er trinnet i processen, hvor “kunsten” kommer i spil. At undersøge afvigelser kan blive meget mere intuitivt, når du først har fået at vide, hvordan din virksomheds økonomi opfører sig. Selv med et ukendt sæt økonomi vil en god finansanalytiker imidlertid forsøge at isolere de pågældende afvigelser til det lavest mulige niveau, såsom transaktionsdato, omkostningscenter, leverandør, placering osv., for at identificere årsagen til variansen. Når du har opnået dette, ville et godt næste skridt være at afgøre, om denne varians var forårsaget af en engangshændelse, eller om det ser ud til at være trend. Dette er grunden til, at det ville være nyttigt at starte variansanalysen med trendede data, men hvis det ikke er muligt, er dette det punkt, hvor du bliver nødt til at få trendede data for mindst den pågældende finanskonto. Nogle punkter at se efter er; har denne varians langsomt været i retning af den varians, der eksisterer i dag? Ser det ud til at spike med sæsonbestemthed? Var hele variansen drevet af en bestemt begivenhed?

Trin 4: udarbejde en forklaring af afvigelser og anbefalinger til den øverste ledelse.

efter min mening er det her værdien af den finansielle analytiker kommer i spil. Det er her, du bliver nødt til at vise den øverste ledelse, at du fuldt ud forstår problemet og har anbefalinger til enten at udnytte en gunstig varians eller rette en ugunstig.

for eksempel har omsætningen måske spiket på et bestemt sted, og baseret på din variansundersøgelse forstår du, at dette er en begivenhed, der typisk forekommer i det sene efterår, men har været særlig vigtig i de senere år. Du kan give en anbefaling om at ansætte midlertidigt ansatte på det sted i den pågældende periode, eller måske flytte medarbejdere fra langsommere steder til travlere.

ansvaret for at oprette budgetter og prognoser (opdateringer til et originalt budget, der normalt udføres flere gange i løbet af året) for en virksomhed kan typisk falde ind under rollen som finansanalytiker. Under oprettelsen/opdateringen af budgettet/prognosen vil finansanalytikeren være opmærksom på afvigelser, der er sket i løbet af året. Det kan være nødvendigt at justere en opdateret plan for at tage højde for disse afvigelser.

Trin 5: Plan for fremtiden.

endelig skal du under planopdateringen huske på, at der er mere at regne med afvigelser end at fange den øjeblikkelige virkning. Du bliver sandsynligvis nødt til at tage antagelser om, hvordan disse nye økonomiske tendenser vil handle i fremtiden, på den måde vil du være godt forberedt på den næste variansanalyseøvelse. Vil de fortsætte med at udvikle sig som de har været? Hvis variansen skyldtes en engangshændelse, er der nogen grund til at tro, at det kan forekomme igen i fremtiden? Påvirker disse afvigelser andre hovedbogskonti? Vil den øverste ledelse foretage strategiske ændringer baseret på disse afvigelser, og i bekræftende fald, hvordan vil dette påvirke den næste plan?

variansanalyse er meget mere end blot at identificere outliers. Det involverer analytisk forskning, proaktiv planlægning, strategisk beslutningstagning og fremsyn for at forstå, hvordan din virksomheds økonomi opfører sig, ud over hvad der er vigtigst for den øverste ledelse. Men hvis du følger de angivne trin, vil du være godt på vej til at udvikle din egen metode til omfattende variansanalyse. Forhåbentlig føler du dig nu parat til at tackle den vigtige opgave med økonomisk variansanalyse af din virksomheds økonomi. Kan du tænke på vigtige opgaver, der skal tilføjes?

om 9Gauge Partners, en E78 Partners-virksomhed:

9gauge Partners er et ledelsesrådgivnings-og konsulentfirma, der støtter virksomhedsledere til at træffe bedre, datadrevne beslutninger, når de navigerer gennem vækst, drejninger og forandring. Vores fraktionerede forretningsmodel bringer kunderne de rigtige ressourcer med den rigtige oplevelse på det rigtige tidspunkt. Vi tilbyder organisationer udøvende rådgivning, finansielle operationer, forretningssystemer support, ekspert ressource kapacitet, og M&a bistand. 9Gauge er en forretningspartner, der hjælper virksomheder med at fremskynde deres vision og bygge bro over nutiden til fremtiden. Kontakt os i dag for at høre mere. Lad os hjælpe din virksomhed med at skalere til nye niveauer.

forbedre din rapporteringsproces med arbejdsdagens Adaptive planlægning

Leave a comment

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.