Die Überprüfung der Referenzen potenzieller Mitarbeiter wird oft erst spät im
Rekrutierungsprozess durchgeführt, wenn es überhaupt getan wird. Die Überprüfung von Referenzen ist ein großartiges Werkzeug, um zwischen gleich qualifizierten Kandidaten zu entscheiden oder Bewerber auszusortieren, die nicht zur Kultur Ihres Unternehmens passen. Es kann sehr schwierig sein, aus einem formellen Interview zu sagen, mit wem jemand täglich zusammenarbeitet.

Es wird auch immer wichtiger, Referenzen zu überprüfen, da Lebensläufe unvollständig sein oder sogar falsche Darstellungen enthalten können. Derzeit gibt es viele Arbeitssuchende auf dem Markt, und der extreme Druck, sich für eine begrenzte Anzahl von Stellen zu bewerben, kann dazu führen, dass einige Kandidaten ihre Qualifikationen und Erfahrungen wissentlich übertreiben, um sich von ihrer Konkurrenz abzuheben.

In einer aktuellen Umfrage von ELAS hat jeder dritte Manager zugegeben, in der Vergangenheit über seine Qualifikationen gelogen oder übertrieben zu haben. Da in letzter Zeit viele Fälle von Wohltätigkeitsbetrug in den Schlagzeilen waren (die NFA schätzt, dass Wohltätigkeitsorganisationen 1.7% ihres Jahreseinkommens durch Betrug verlieren), ist es für gemeinnützige Organisationen noch wichtiger, sich selbst zu schützen und potenzielle Mitarbeiter zu überprüfen, bevor sie ihnen einen Job anbieten.

Im Falle von leitenden Angestellten, wenn es eine Inkonsistenz oder falsche Darstellung in einem Lebenslauf gibt und die Wahrheit herauskommt, kann dies für die betroffene Organisation äußerst peinlich sein und möglicherweise die Beziehungen zu ihren Spendern schädigen. Nehmen Sie den jüngsten Skandal, der folgte, als der damalige Yahoo-Chef Scott Thompson einen „unbeabsichtigten Fehler“ in seinem Lebenslauf hatte.

Wann ist die beste Zeit für Kontrollen?

Die beste Zeit, um Referenzen zu überprüfen, hängt im Allgemeinen von der Verantwortung der betreffenden Rolle und dem Zeitaufwand für die Rekrutierung ab. Sie möchten nicht zum Ende eines langwierigen Rekrutierungsprozesses kommen, nur um herauszufinden, dass die Referenzen Ihres ausgewählten Kandidaten nicht stapeln. Die Beschaffung von Referenzen kann jedoch ein zeitaufwändiger Prozess sein und für jeden Kandidaten im Rennen zu schwierig sein.

Viele Arbeitgeber verlassen Referenzprüfungen erst nach den ersten Interviews, wenn sie den Pool potenzieller Mitarbeiter eingegrenzt haben. Die Meinung eines früheren Arbeitgebers kann in dieser Phase äußerst nützlich sein, um zwischen Kandidaten mit ähnlichen Erfahrungen oder Qualifikationen zu entscheiden. Ein anderer Ansatz besteht darin, einen zweistufigen Referenzprüfungsprozess durchzuführen, bei dem frühzeitig schriftliche Anfragen zur Überprüfung grundlegender Details gestellt werden, gefolgt von detaillierten Telefongesprächen später mit früheren Vorgesetzten der bevorzugten Kandidaten.

Sie müssen wahrscheinlich warten, bis dem Kandidaten ein bedingtes Angebot unterbreitet wurde, um seinen aktuellen Arbeitgeber zu kontaktieren.

Was ist der beste Weg, dies zu tun?

Es gibt im Wesentlichen zwei Möglichkeiten, Referenzen zu erhalten – schriftlich oder telefonisch. Während eine schriftliche Referenz für eine Junior-Rolle ausreichen kann, erfordern andere Rollen wahrscheinlich ein Telefongespräch, um alles andere als die grundlegendsten Informationen zu erhalten.

Einige Organisationen geben keine Referenzen an und bestätigen nur grundlegende Beschäftigungsdetails, während andere versuchen, Sie an die Personalabteilung zu verweisen. Seien Sie jedoch hartnäckig und versuchen Sie, mit einem Vorgesetzten zu sprechen, da dieser Ihnen die nützlichsten Informationen gibt. Kontaktieren Sie die Schiedsrichter im Voraus (oder bitten Sie den Kandidaten darum) und buchen Sie einen bestimmten Zeitpunkt für Ihr Gespräch.

Mit wem sollten Sie sprechen?

Wie oben erwähnt, ist ein früherer Vorgesetzter des Kandidaten am besten, auch wenn er die Organisation inzwischen verlassen hat, da er direkte Erfahrung mit der täglichen Verwaltung des Kandidaten hat. Wenn der Kandidat den Kontakt zu seinem vorherigen Vorgesetzten verloren hat, schlagen Sie vor, dass er LinkedIn verwendet, um ihn aufzuspüren.

Kümmern Sie sich nicht um persönliche Referenzen, da es sehr unwahrscheinlich ist, dass Sie objektives Feedback von Freunden oder der Familie eines Kandidaten erhalten. Wenn sie zuvor keine bezahlte Anstellung hatten, sprechen Sie mit jemandem, der ehrenamtlich oder außerschulisch mit ihnen gearbeitet hat.

Wenn Sie Zweifel haben, ob ein Schiedsrichter echt ist, rufen Sie immer die Hauptnummer der Organisation an, um ihre Identität zu überprüfen.

Bitte beachten Sie, dass Sie immer die Erlaubnis Ihres Kandidaten haben sollten, Schiedsrichter zu kontaktieren. Viele Arbeitsuchende werden es vorziehen, dass Sie sich nicht an ihre Schiedsrichter wenden, bis ein Angebot gemacht und angenommen wird, insbesondere wenn sie ein aktueller Arbeitgeber sind. Wenn Sie eine unterschriebene Erlaubniserklärung von einem Kandidaten haben, kann es sich lohnen, diese an jede erste E-Mail anzuhängen, die Kontakt mit einem Schiedsrichter aufnimmt, um ihn zu beruhigen.

Was sollten Sie fragen?

Wesentliche Fragen für grundlegende schriftliche Referenzen sind:

  • Daten der Beschäftigung

  • Berufsbezeichnung und Hauptaufgaben

  • Anwesenheitsliste und Anzahl der genommenen Krankheitstage

  • Wenn sie zuverlässig wären, ehrlich, fleißig usw

  • Disziplinarmaßnahmen gegen sie

  • Wenn es irgendwelche Gründe gibt, warum sie nicht beschäftigt werden sollten

Zu den Fragen für detailliertere Telefoninterviews gehören:

  • Was waren die Hauptaufgaben des Kandidaten in seiner letzten Rolle?

  • Was sind die größten Stärken des Kandidaten?

  • Denken Sie, dass der Kandidat für diese neue Rolle qualifiziert ist?

  • Welche spezifischen Eigenschaften hat der Kandidat, die ihm helfen, diese Verantwortung zu erfüllen?

  • Auf welche Art von Führungsstil hat der Kandidat am besten reagiert?

  • In welcher Art von Büroumgebung arbeitete der Kandidat am besten?

  • Wie gut hat der Kandidat mit einer bestimmten Fähigkeit oder Situation umgegangen?

  • Was war der Grund für den Austritt des Kandidaten?

  • Würden Sie diesen Kandidaten wieder einstellen?

Stellen Sie immer sicher, dass die Fragen so offen wie möglich sind, nicht solche, die einfache Ja- oder Nein-Antworten verlangen, und lassen Sie den Schiedsrichter den größten Teil des Gesprächs führen. Stellen Sie keine Leitfragen – lassen Sie den Schiedsrichter stattdessen die Informationen bereitstellen, z. B. anstelle von „John Smith hat uns gesagt, dass eine seiner Hauptaufgaben x war – ist das richtig?“ fragen Sie „, was waren einige der wichtigsten Aufgaben von John Smith?“.

Stellen Sie keine Fragen, die negative Kommentare hervorrufen sollen, z. B. „Was sind die Schwächen dieses Kandidaten?“. Die meisten Schiedsrichter werden sich unwohl fühlen, wenn sie einem früheren Mitarbeiter schlechtes Feedback geben, und werden wahrscheinlich ganz aufgeben. Stattdessen müssen Sie Informationen aus ihnen herausholen und negatives Feedback von dem, was NICHT gesagt wird, intuitiv erfassen.

Stellen Sie keine Fragen, die zu allgemein oder offen für Interpretationen sind, z. B. „Was ist Ihr Eindruck vom Charakter dieses Kandidaten?“. Es ist am besten, sich an die Fähigkeiten zu halten, die in den alten und neuen Positionen des Kandidaten involviert sind. Stellen Sie sicher, dass Sie ihre Verantwortlichkeiten ausreichend untersuchen – frühere Freiwillige können besonders anfällig dafür sein, ihre Pflichten zu überhöhen.

Vergessen Sie nicht, unbezahlte Mitarbeiter zu überprüfen

Referenzprüfungen sind auch eine ausgezeichnete Idee für potenzielle Freiwillige oder Treuhänder, insbesondere wenn sie in direkten Kontakt mit Ihren Unterstützern kommen. Die Charity Commission schätzt, dass nur 23% der Wohltätigkeitsorganisationen potenzielle Treuhänder überprüfen.

Bei diesen unbezahlten Mitarbeitern ist es noch wichtiger, sicherzustellen, dass der Kandidat mit der Art und dem Zeitpunkt der Referenzanfragen vertraut ist, bevor Sie sich an die Schiedsrichter wenden.

Einige Dinge, an die Sie sich erinnern sollten …

Bleiben Sie legal, wenn Sie Referenzen anfordern. Thomas Mansfield hat einige rechtliche Richtlinien zur Durchführung von Referenzen und anderen Hintergrundprüfungen erstellt.

Seien Sie konsistent, wenn Sie Kandidaten vergleichen. Bereiten Sie Ihre Fragen am besten im Voraus vor und notieren Sie sich die Antworten detailliert, damit Sie nicht in unbewusste Vorurteile verfallen.

Während TPP standardmäßig nur Referenzprüfungen für unsere temporären Kandidaten anbietet, werden alle unsere Kandidaten von Angesicht zu Angesicht interviewt, bevor wir ihre Daten übermitteln, was es uns ermöglicht, Inkonsistenzen oder kulturelle Diskrepanzen vor der Auswahl zu erkennen und eine gleichbleibend hohe Qualität der Mitarbeiter zu liefern.

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