Con el mercado global de software ERP que se espera que valga $41.69 mil millones a principios de 2021, el impacto de estos sistemas es evidente. Si bien ese número es impresionante, aquellos que nunca han utilizado el software pueden tener dificultades para entender por qué el ERP es importante para su negocio. Pero a medida que la globalización aprieta el mercado para muchas industrias, es esencial buscar todas y cada una de las herramientas para darle a su negocio una ventaja competitiva. Para muchas empresas, esto se logra mediante el uso de ERP.

Beneficios

La planificación de recursos empresariales (ERP) es utilizada por organizaciones que buscan administrar sus funciones empresariales dentro de un sistema centralizado e integrado. ERP es comúnmente utilizado por las empresas que trabajan dentro de la cadena de suministro para ayudar a realizar un seguimiento de todas las partes móviles de la fabricación y distribución. Sin embargo, ERP puede ser utilizado por una serie de industrias diferentes, incluidas las de atención médica, grupos sin fines de lucro, construcción y hospitalidad. La organización que necesita administrar a su personal, clientes e inventario puede confiar en los beneficios de ERP.

ERP almacena todos los datos introducidos en una única base de datos, lo que permite a todos los departamentos trabajar con la misma información. Además, todos estos datos se pueden organizar, analizar y convertir en informes. ERP reúne capacidades de gestión de clientes, recursos humanos, inteligencia de negocios, gestión financiera, inventario y cadena de suministro en un solo sistema.

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Por qué es importante ERP

El software de planificación de recursos empresariales se utiliza para administrar una serie de funciones empresariales, pero ¿cómo es mejor que otras soluciones? A pesar de que ERP puede tener objetivos similares a otras soluciones, sus características únicas lo convierten en un competidor distintivo en el mercado de software. Estas son las ocho razones por las que cualquier organización debe considerar la importancia de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP):

Más dinero ahorrado

Aunque muchos proveedores han introducido precios flexibles en los últimos años, los paquetes de ERP siguen siendo una gran inversión. Para muchos, los grandes costos por sí solos pueden hacer que parezca poco probable que el programa termine ahorrando dinero a su organización. Pero una vez que superes el choque de pegatina, es más fácil ver cómo ERP puede proporcionar un excelente retorno de la inversión.

En primer lugar, ERP unifica muchos de los sistemas que actualmente pueden estar fragmentados en su organización. Desde el desarrollo de productos hasta las cuentas por pagar, su personal podrá acceder a todas las herramientas necesarias para su trabajo desde un sistema centralizado.

Al unificar los sistemas, ayuda a su personal a utilizar su tiempo de manera más eficiente. Con ERP, los usuarios no tienen que buscar información en varios sistemas. Con la base de datos central, la información es mucho más fácil de recuperar. Además, su organización ahorra dinero con ERP al eliminar la necesidad de capacitar a los usuarios en varios sistemas. Esto no solo reduce la cantidad de dinero gastado en capacitación, sino que también reduce el esfuerzo logístico involucrado. En lugar de programar varias sesiones de capacitación con varios proveedores diferentes, solo necesita comunicarse con uno.

Colaboración mejorada

Las características de las aplicaciones ERP pueden variar ligeramente según el programa que esté utilizando, pero, en general, todos los sistemas mejoran la colaboración de alguna manera. Como se mencionó anteriormente, la base de datos centralizada es una parte integral de lo que hace que un sistema de planificación de los recursos institucionales sea único. Con esta base de datos, usted proporciona a su empresa una única fuente de verdad para trabajar. Esto reduce los errores provocados por el trabajo con datos incorrectos, lo que reduce aún más los costos.

Además, una base de datos central reduce cualquier duda o estancamiento durante los proyectos, ya que todos los miembros del equipo tienen acceso a los datos de toda la empresa que necesitan. Además, no es necesario combinar información entre varios sistemas o fuentes. Debido a que todos los datos se compilan, almacenan, comparten y acceden a través de un solo sistema, no hay preocupación sobre cuán precisos, completos o seguros son los archivos de datos.

Esto no es tan fácil de decir si tal vez su equipo está ingresando la misma información del cliente una y otra vez en varios sistemas diferentes. Sin un ERP, invita a errores humanos a sus procesos cuando podrían evitarse fácilmente.

Mejores análisis

Una base de datos central de información también ayuda a mejorar sus análisis e informes. Dado que un ERP registra y almacena todos los datos que ingresan los usuarios, es una excelente herramienta de inteligencia de negocios. Siempre que su proveedor proporcione una funcionalidad sólida, el software ERP hace que sea más fácil y rápido para su equipo generar varios informes. Los informes que podrían llevar días de investigación y compilación sin un ERP solo tardan unos minutos.

La mayoría de las soluciones ERP proporcionan un panel de control personalizable para que los ejecutivos puedan ver los informes cuando inician sesión en el sistema por primera vez. Estos informes pueden incluir todo, desde declaraciones de ingresos y gastos hasta KPI personalizados que ofrecen información sobre ciertas funciones. La capacidad de tener acceso a estos informes rápidamente le permite a usted y a su equipo tomar mejores decisiones con mayor rapidez. Ya no necesita depender de su personal de TI para generar los informes que necesita. Por último, los informes suelen incluir niveles de acceso, lo que garantiza que solo el personal relevante vea datos valiosos de la empresa.

Productividad mejorada

Con métodos tradicionales, las tareas tediosas son completamente inevitables. Tareas como la generación de informes, la supervisión de los niveles de inventario, el seguimiento de las hojas de tiempo y el procesamiento de pedidos han llevado históricamente horas a los empleados. Además de tomar tiempo, estos procesos bajan la moral de los empleados y se abren al error humano. Después de la enésima hora de introducir la misma línea de datos en diferentes formularios, incluso los mejores miembros del personal están obligados a cometer un error.

Si elige la solución adecuada, un ERP puede automatizar sus tareas más tediosas. La base de datos dentro del software ERP elimina las tareas redundantes, como la entrada de datos, y permite que el sistema realice cálculos avanzados en cuestión de minutos. Esto libera tiempo a los miembros de su equipo para hacer un trabajo más reflexivo, aumentando su ROI cuando se trata de mano de obra. A partir de esto, el ERP aumenta la productividad, la eficiencia y la rentabilidad de su organización.

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Clientes más satisfechos

Gestionar a sus clientes nunca ha sido tan importante. En nuestra era digital, cada vez más personas recurren a Internet para recibir consejos sobre qué ropa usar, qué alimentos comer y cómo vivir sus vidas. Y con el 84 por ciento de los consumidores confiando en las opiniones en línea tanto como lo harían con un amigo, las opiniones anteriores de los clientes tienen más impacto que nunca.

La mejor manera de mejorar la satisfacción del cliente es proporcionar bienes y servicios centrados en el cliente. ERP proporciona esto de varias maneras diferentes. En primer lugar, la mayoría de los ERP están equipados con una herramienta de gestión de relaciones con los clientes (CRM) o se pueden integrar fácilmente con una. Con un ERP, su CRM tiene acceso a datos en todas las funciones empresariales.

Junto con la información de contacto, un CRM integrado puede mostrarle detalles como el historial de pedidos y la información de facturación. Esto permite a su equipo ver a sus clientes de manera más integral para obtener una mejor comprensión de sus deseos y necesidades. La mayor visibilidad del cliente le ayuda a formular su estrategia de ventas para mejorar la generación de clientes potenciales.

Cumplimiento simplificado y Gestión de Riesgos

A medida que las empresas crecen y hacen negocios en diferentes países, puede ser difícil realizar un seguimiento de todas las diferentes regulaciones impuestas a su negocio. Incluso las empresas locales deben preocuparse por diversas regulaciones ambientales, de seguridad de la información y de recursos humanos.

Afortunadamente, muchas ofertas de ERP se crean teniendo en cuenta estas regulaciones para ayudarlo a mantener el cumplimiento en cada etapa. Además, el software ERP proporciona herramientas de auditoría integradas para ayudar a documentar cosas como el uso de productos químicos y las disposiciones fiscales. Esto hace que sea increíblemente fácil formular informes y enviarlos al órgano rector pertinente.

Además, el ERP a menudo proporciona herramientas para administrar el riesgo. La fiabilidad y precisión mejoradas de esta solución mejoran la gestión financiera general, ya que hay menos posibilidades de errores durante la contabilidad. Las herramientas de pronóstico también permiten a los usuarios predecir eventos cuando se trata de demanda, mano de obra y presupuesto. Con esta información en la mano, puede crear presupuestos, calendarios y planes de desarrollo de productos más seguros.

Monitoreo de inventario mejorado

Un desafío importante para las empresas en crecimiento es el seguimiento y monitoreo de sus niveles de inventario en expansión. ERP utiliza códigos de barras, etiquetas RFID y números de serie para controlar su inventario en cada etapa de la cadena de suministro. Estas herramientas le ayudan a realizar un seguimiento de los niveles de inventario en diferentes almacenes, qué artículos están en transporte y qué artículos están en los estantes listos para los consumidores. La mayor visibilidad del almacén optimiza en gran medida el proceso de recogida, embalaje y envío, eliminando todas las conjeturas.

El monitoreo de inventario también refuerza la generación de informes, ya que las tecnologías de seguimiento proporcionan números más precisos. Los usuarios pueden configurar KPI personalizados para ver qué productos se mueven más rápido, mostrando una mayor demanda, y cuáles aumentan los costos de transporte. Con la mayor precisión que proporciona el ERP, los gerentes de almacén pueden obtener datos en tiempo real de su inventario para tomar decisiones comerciales más precisas.

Planificación de Producción y Gestión de Recursos mejoradas

Además de administrar su inventario, ERP también administra la fabricación. ERP proporciona información sobre todas las operaciones de fabricación, incluida la planta de producción. Esto permite a los usuarios optimizar los programas de producción, el equipo y la mano de obra para maximizar la capacidad.

Además, ERP administra su Lista de materiales (BOM) y activos fijos. Con este software, los usuarios pueden crear y editar fácilmente listas de materiales, además de realizar un seguimiento de todos los cambios anteriores. La gestión de activos fijos permite a los usuarios programar el mantenimiento de los equipos para reducir el tiempo de inactividad inesperado, mejorando la rentabilidad y las relaciones de la cadena de suministro.

Investigación e informes de ERP

Resultados

La importancia de ERP supera con creces el costo inicial, el tiempo y el esfuerzo involucrados en la implementación si elige la solución adecuada. Consulte nuestra Guía para el comprador de ERP para obtener más información sobre características y funciones, objetivos de implementación y preguntas para hacer a los proveedores. Con suficiente investigación cuidadosa y consideración cuidadosa, encontrará usos de ERP que proporcionan todos los beneficios enumerados anteriormente, ilustrando por qué ERP es importante para una empresa.

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