Comprender realmente lo que los estados financieros de su empresa le dicen en tiempo real a veces puede ser más un arte que una ciencia. Sin las herramientas adecuadas, puede ser difícil entender el impacto de un período de tiempo o evento en particular en los objetivos y la estrategia a largo plazo de su empresa. Es importante saber cómo identificar y comprender las variaciones significativas de sus resultados financieros, en comparación con un plan o en comparación con un período de tiempo comparable, para ayudarlo a ajustar la estrategia futura en respuesta. Un análisis de varianza adecuado le ayudará mucho a mantenerse en el objetivo de los objetivos de su organización.

Paso 1: Recopilar todos los datos en una base de datos centralizada

Idealmente, estos datos se mostrarán en tendencia (se mostrarán en períodos de tiempo consecutivos) y se mostrarán con cierto nivel de detalle (potencialmente también subtotalizados por agrupaciones relevantes para una revisión de nivel superior en un momento posterior.)

Reúna un conjunto similar de puntos de datos con los que le gustaría comparar sus resultados. (Por lo general, sería un presupuesto o un año/mes anterior comparable, etc.) Asegúrese de que los datos que está utilizando en comparación con sus resultados financieros sean «manzanas a manzanas». Esto significa que los dos conjuntos de puntos de datos son representativos de la misma empresa y de un período de tiempo similar.

Paso 2: Crear un informe de varianza

Crear un informe de varianza comparando los dos puntos de datos diferentes entre sí, al nivel más bajo posible para ayudar proactivamente con la investigación de varianza. (Los ejemplos de comparaciones de bajo nivel incluyen la comparación de resultados a nivel de entidad o centro de costos, generalmente por cuenta del libro mayor general. Sin embargo, muchos planes se construyen a un nivel superior, y por lo tanto, si está utilizando un plan como punto de comparación, es posible que tenga que crear un informe de varianza a un nivel superior e investigar cualquier variación material después.)

Normalmente esto sería tan simple como restar un punto de datos del otro. En general, los resultados favorables se representan como un número positivo y los resultados desfavorables se representan como un número negativo (i. e. efectivo menos el plan o el período en curso menos el período anterior para ingresos, ventas,activos, ganancias, etc. y plan menos el período efectivo o anterior menos el período en curso para gastos, obligaciones, pérdidas, etc.).

Paso 3: Evalúe sus variaciones.

Una buena idea es establecer un umbral de materialidad para la revisión de varianzas, como el 5% del plan por cuenta del libro mayor general. Muchas compañías pueden centrarse primero en variaciones más grandes, mientras que otras compañías pueden tener ciertas cuentas del libro mayor que les gustaría monitorear más cuidadosamente que otras. (Ejemplos de esto serían una empresa que históricamente ha tenido problemas con altas horas extras de los empleados y necesita monitorear este tipo de gasto, o una empresa que tiene un margen de beneficio bajo y necesita monitorear cuidadosamente los gastos generales de G&A.)

Este es el paso del proceso donde el «arte» entra en juego. Investigar las variaciones puede volverse mucho más intuitivo una vez que haya llegado a conocer cómo se comportan las finanzas de su empresa. Sin embargo, incluso con un conjunto desconocido de datos financieros, un buen analista financiero intentará aislar las variaciones en cuestión al nivel más bajo posible, como la fecha de transacción, el centro de costos, el proveedor, la ubicación, etc., para identificar la causa raíz de la varianza. Una vez que haya logrado esto, un buen paso siguiente sería determinar si esta varianza fue causada por un evento de una sola vez, o si parece estar en tendencia. Esta es la razón por la que sería útil comenzar el análisis de varianza con datos de tendencias, pero si eso no es posible, entonces este es el punto en el que necesitará obtener datos de tendencias para al menos la cuenta particular del libro mayor en cuestión. Algunos puntos a buscar son: ¿esta varianza ha estado tendiendo lentamente hacia la varianza que existe hoy en día? ¿Parece que aumenta con la estacionalidad? ¿Fue toda la varianza impulsada por un evento en particular?

Paso 4: Compilar una explicación de las diferencias y recomendaciones para el personal directivo superior.

En mi opinión, aquí es donde entra en juego el valor del analista financiero. Aquí es donde tendrá que demostrar a la alta dirección que comprende completamente el problema y tiene recomendaciones para capitalizar una varianza favorable o corregir una desfavorable.

Por ejemplo, tal vez los ingresos se han disparado en un lugar en particular y, según su investigación de varianza, comprende que este es un evento que generalmente ocurre a finales del otoño, pero que ha sido particularmente significativo en los últimos años. Puede proporcionar una recomendación de contratar empleados temporales en esa ubicación para ese período de tiempo, o tal vez cambiar a los empleados de ubicaciones más lentas a otras más ocupadas.

Además, la responsabilidad de crear presupuestos y pronósticos (actualizaciones de un presupuesto original que generalmente se realizan varias veces a lo largo del año) para una empresa generalmente puede recaer en el papel del analista financiero. Durante la creación/actualización del presupuesto/pronóstico, el analista financiero querrá prestar mucha atención a las variaciones que se han producido a lo largo del año. Es posible que deba ajustar un plan actualizado para tener en cuenta estas variaciones.

Paso 5: Planifique para el futuro.

Por último, durante la actualización del plan, asegúrese de tener en cuenta que hay más que contabilizar las variaciones que capturar el impacto inmediato. Lo más probable es que necesite hacer suposiciones sobre cómo actuarán estas nuevas tendencias financieras en el futuro, de esa manera, estará bien preparado para el próximo ejercicio de análisis de varianza. Le siguen la tendencia, como lo han sido? Si la varianza se debió a un evento de una sola vez, ¿hay alguna razón para pensar que puede ocurrir de nuevo en el futuro? ¿Estas variaciones afectan a otras cuentas del libro mayor? ¿La alta dirección querría hacer cambios estratégicos basados en estas variaciones y, de ser así, cómo afectará esto al próximo plan?

El análisis de varianza es mucho más que simplemente identificar valores atípicos. Implica investigación analítica, planificación proactiva, toma de decisiones estratégicas y la previsión para comprender cómo se comportan las finanzas de su empresa, además de lo que es más importante para la alta dirección. Sin embargo, si sigue los pasos proporcionados, estará bien encaminado para desarrollar su propio método de análisis de varianza integral. Esperamos que ahora se sienta preparado para abordar la importante tarea del análisis de varianza financiera en las finanzas de su empresa. ¿Se te ocurre alguna tarea importante que deba añadirse?

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