Los siguientes son los «elementos básicos» para escribir una buena respuesta de licitación.

Utilice las plantillas o formatos proporcionados

Los documentos de especificaciones de licitación probablemente incluirán una plantilla de respuesta que tiene secciones para rellenar. Estas secciones pueden tener límites de palabras y requerir ciertos formatos de archivo.

Siguiendo con precisión todos los requisitos de la plantilla de respuesta, facilitará que el panel de revisión de ofertas considere su oferta.

Estructure claramente su documento de licitación

Si los documentos de especificaciones de licitación no han solicitado un formato o estructura en particular, mantenga su documento de respuesta de licitación claro, lógico y bien organizado. Incluya una introducción clara y persuasiva que indique el propósito, la justificación y la propuesta central de su oferta. Si no sabe cómo comenzar a desarrollar su respuesta de licitación, use nuestra lista de verificación de desarrollo de licitación como guía.

También puede ser útil usar diagramas para desarrollar su respuesta sensible. Esta puede ser una manera efectiva de romper bloques de texto y comunicar al lector proposiciones complejas.

Proporcionar todos los detalles relevantes

Al igual que con las cotizaciones, las ofertas deben incluir cierta información para ser consideradas, incluida:

  • su ABN
  • una declaración de perfil y capacidad de la empresa
  • si propone subcontratar
  • el precio de cada producto o servicio que propone, y una indicación de si estos son fijos o variables (p. basado en tipos de cambio o variaciones del índice de precios al consumidor)
  • cualquier condición que afecte al precio
  • detalles y cargos de entrega
  • un calendario propuesto que indique hitos o fechas de entrega
  • si los bienes o servicios son periódicos o recurrentes
  • GST y otros impuestos
  • seguros aplicables
  • derechos de propiedad intelectual, cuando corresponda
  • una descripción de cualquier variación que proponga para cumplir con las condiciones del contrato.

Abordar los criterios de selección

Seguir de cerca los criterios de la solicitud de licitación. Asegúrese de que su oferta propuesta satisfaga con precisión las necesidades del comprador. Describa los beneficios que el comprador recibirá de sus productos o servicios.

Proporcione ejemplos específicos de cómo cumple los criterios de selección en lugar de simplemente indicar que lo cumple. Es importante resaltar sus credenciales y proporcionar experiencia verificable, así como explicar cómo su enfoque para entregar la oferta satisfará las necesidades del comprador. Identifique los requisitos que son más importantes para el comprador y atienda esto en su respuesta a la oferta.

Elija a los árbitros adecuados

Otra parte clave para entregar una respuesta de licitación exitosa es elegir a los árbitros adecuados.

Utilice árbitros que conozcan sus productos o servicios. Asegúrese de obtener permiso para usar árbitros antes de incluirlos en su respuesta. Infórmeles sobre los aspectos más destacados de la solicitud para que puedan dirigir sus comentarios a las especificaciones del trabajo.

Revise su oferta

Use la corrección ortográfica y, si es posible, pídale a alguien fuera del proceso de desarrollo de la oferta que lea su respuesta a la oferta y le dé comentarios. Idealmente, consiga un editor de copias o corrector de pruebas profesional para llevar a cabo esta tarea. Si varios autores han contribuido a diferentes partes de la respuesta a la licitación, asegúrese de que una persona lea todo el documento de respuesta a la licitación para mayor coherencia.

Presentar su oferta a tiempo

Las respuestas tardías o incompletas a las ofertas suelen quedar excluidas de la consideración, salvo en circunstancias excepcionales acordadas previamente.

Si está presentando su oferta en línea, no deje su presentación de licitación hasta el último minuto en caso de que tenga problemas informáticos, de Internet o de red. Si se va a publicar su respuesta a la licitación, asegúrese de permitir tiempo para retrasos. Considere usar «entrega en el mismo día» para servicios de mensajería o entregar personalmente su respuesta a la licitación (si está permitido).

Obtenga más información sobre cómo verificar y enviar una oferta.

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