En el enfoque DMAIC de Six Sigma, la forma de definir un proceso es uno de los aspectos críticos, ya que es la base para identificar subprocesos y, eventualmente, el proyecto de mejora o los proyectos de resolución de problemas.

Definir el proceso supone que ya ha creado la carta del proyecto y configurado el alcance del proyecto, y ahora identifica algunas formas de visualizar un proceso.

El nivel de detalle requerido para definir el proceso depende tanto de las oportunidades de mejora como de las complejidades del problema. En función de la complejidad, los procesos pueden considerarse tanto micro como subprocesos y constituyentes de procesos macro más extensos.

Qué es un Proceso

El proceso es un grupo organizado de actividades relacionadas que trabajan juntas para transformar uno o más tipos de entradas en salidas que son de valor para los clientes. En otras palabras, un proceso es una actividad o grupo de actividades que toma las entradas, agrega valor y proporciona salidas a los clientes internos o externos.

El proceso es un conjunto de actividades que interactúan entre sí. A menudo, la salida de un proceso es la entrada de otro proceso. Las actividades relacionadas con un proceso de importancia deben documentarse y controlarse.

Six Sigma se puede utilizar para abordar problemas dentro del proceso de fabricación o dentro de cualquier proceso de negocio.

Por qué definir un proceso

  • Ha iniciado un proyecto, o desea iniciar un proyecto
  • Para comprender claramente el alcance del proyecto
  • Encontrar las áreas dolorosas en el proceso
  • Está manejando VOC o Kano o abordando algún defecto o mejorando un panel de control, KPI u otras medidas.
  • Para entender el proceso desde la perspectiva del cliente.

Cómo definir un proceso

  • Obtenga una imagen general del proceso y observe el proceso en acción.
    • Comprenda la voz del cliente y piense en y=f(x). Donde x es la entrada, f es la función y y es la salida del proceso
    • Determinar CTQ y enumerar todos los pasos
    • Comprender las interdependencias del proceso
    • quizás el análisis básico de la causa raíz con Ishikawa fishbone o similar
  • Entrevista a los asociados y otras partes interesadas involucradas en el proceso
  • Comience con resultados como entregables y rastree hacia atrás, haciendo que un SIPOC
    • Asegúrese de indicar claramente dónde comienza y termina. Es fácil tener escopeta.
  • Utilice herramientas de definición de procesos.
    • SIPOC, Mapa de proceso, Mapa de Flujo de Valores
  • Revise los procedimientos operativos o manuales
  • Finalmente, todos los miembros del equipo deben tener una comprensión general del proceso.

Sanity check, ¡ha asignado el proceso correcto! Es fácil exagerar.

Herramientas de definición de procesos

SIPOC

SIPOC es una herramienta de mapeo de procesos de alto nivel para ayudar a visualizar un proceso y sus influencias. En otras palabras, es una herramienta útil que describe cómo un proceso sirve al cliente y resume las entradas y salidas de un proceso en un formato visual.

El acrónimo de SIPOC significa Proveedor, Entrada, Proceso, Salida y cliente.

Elementos de SIPOC

  • Proveedor del proceso
  • Entradas (X) para el proceso
  • Pasos del proceso
  • Salidas del proceso – lo que produce el proceso
  • Clientes – Quién recibe el producto o los servicios
Cómo Definir un Proceso

Mapeo de procesos

Mapeo de procesos es la representación gráfica con descripciones ilustrativas de cómo se hacen las cosas. Ayuda a los participantes a visualizar de cerca los detalles del proceso y guía la toma de decisiones. Uno puede identificar las principales áreas de fortalezas y debilidades en el proceso existente.

Los componentes principales de un mapa de proceso incluyen las entradas, salidas y pasos del proceso. Un buen mapa de procesos debe ilustrar el flujo del trabajo y la interacción con la organización. Debe hacer uso de un lenguaje común (símbolos) que todos entiendan fácilmente.

Cómo Definir un Proceso

Un mapa de proceso ideal debe contener detalles adecuados con respecto a múltiples rutas, decisiones y también bucles de reelaboración.

 Cómo definir un proceso

Tipos de mapas de procesos

Hay dos tipos principales de mapas de procesos: Diagrama de flujo de procesos y diagrama de flujo de implementación.

Diagrama de flujo de proceso:

Un diagrama de flujo de proceso es un mapa de proceso simple que proporciona una representación visual de la secuencia de actividades junto con sus puntos de decisión. Estos diagramas de flujo proporcionan los detalles básicos del proceso, que luego se pueden aumentar agregando los roles de diferentes empleados.

Diagrama de flujo de implementación:

Estos mapas de procesos proporcionan las interacciones entre diferentes departamentos y los roles desempeñados por diferentes personas en la organización. Estos mapas de proceso, también denominados gráficos de ‘carril de natación’, tienen líneas verticales que muestran el movimiento del proceso de una persona a otra.

Mapeo de flujo de valor

Mapeo de flujo de valor proporciona una representación visual del flujo de materiales e información en toda la organización. Muestra visualmente los parámetros importantes, como el tiempo de ciclo, el tiempo de entrega, el inventario o el tiempo de espera, el % completo y preciso, el número de operadores. Tres pasos importantes de VSM:

  • Cómo una organización entrega productos y servicios a los clientes
  • Identificar residuos en el proceso y dibujar el mapa de estado mejorado propuesto utilizando principios lean
  • Finalmente, desarrollar e implementar planes de acción para lograr el estado futuro mejorado propuesto
Cómo definir un proceso

De hecho, dependiendo de los requisitos del negocio, la asignación de procesos o la asignación de flujos de valor se pueden usar en la organización. Utilice VSM para determinar cuánto tiempo pasa el producto en cada paso y desperdicio en el proceso. Mientras que el mapeo de procesos consiste en visualizar una serie de pasos y determinar la toma de decisiones dentro del proceso.

Cuándo usar herramientas de definición de proceso

Beneficios

Definir un proceso proporciona una oportunidad ideal para identificar ineficiencias y fuentes de error.

  • Ayuda a identificar las actividades duplicadas o idénticas realizadas en diferentes pasos del proceso
  • Identificar tareas innecesarias, como aprobaciones innecesarias, entregas, etc
  • Ayuda a identificar una secuencia ineficiente de pasos que conduce a retrasos y reelaboraciones.
  • Ayuda a identificar responsabilidades poco claras, lo que lleva a retrasos en la toma de decisiones

Cómo definir el video del proceso

Colaboradores

  • Originalmente creé SixSigmaStudyGuide.com para ayudarme a prepararme para mis exámenes de cinturón negro. Con el tiempo, he ampliado el sitio para ayudar a decenas de miles de candidatos a cinturón Six Sigma a prepararse para sus exámenes Cinturón Verde & Cinturón Negro. Vaya aquí para aprender a aprobar su examen Six Sigma la 1ª vez.

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