Comment amener 30 personnes très différentes à se mettre d’accord sur quelque chose? Comment engagez-vous tous ces esprits à élaborer un plan annuel? Cela n’a pas besoin d’être aussi difficile que d’interpréter le calendrier maya.

Chaque année, notre troupe scoute se réunit en août avec un objectif : élaborer un plan pour l’année prochaine. Ci-dessous, je vais vous montrer comment nous le faisons en six étapes courtes et vous présenter plusieurs techniques que vous pouvez utiliser lorsque vous essayez de mettre en place vos propres plans à long terme.

 Comment planifier le Plan annuel: 6 Étapes pour réussir

Planifier le Plan annuel

Amener un grand groupe à s’entendre sur n’importe quoi peut être un défi. Pourtant, pour nous, il est essentiel que chaque membre ait le sentiment d’avoir une véritable contribution à ce que nous faisons au cours de l’année à venir. La clé pour résoudre ce défi est d’être organisé et de travailler en petits groupes dans la mesure du possible. Nous en faisons un événement dédié chaque année, nous nous retirons dans une cabane dans les bois et lui accordons l’attention ciblée qu’il mérite. Voici l’approche en six étapes que nous utilisons.

Revoir / Confirmer les objectifs annuels

Tout doit commencer par savoir où vous voulez aller et ce que vous voulez atteindre d’ici la fin de l’année. Donc, avant de nous lancer dans la génération d’idées, nous commençons toujours par examiner les buts et objectifs de l’année dernière pour voir comment nous avons fait, puis décider de ce qui devrait changer pour l’année prochaine.

Pour que tout le monde puisse voir, nous projetons les objectifs sur un écran, puis discutons de la façon dont nous avons atteint ou non chacun des objectifs que nous nous étions fixés. Ensuite, nous décidons si nous voulons conserver ou modifier cet objectif au cours de l’année à venir.

La dernière fois que nous l’avons fait, nous avons constaté que nous avions atteint les objectifs de notre projet de camping et de service, mais que nous voulions faire mieux avec nos efforts de recrutement et nos possibilités d’avancement. Après quelques discussions, nous avons travaillé pour trouver des objectifs INTELLIGENTS afin d’avoir des cibles claires pour lesquelles tirer. À la fin, nous prenons un vote vocal pour l’approbation finale.

Le fait que tout le monde soit impliqué dans cette partie permet de s’assurer que nous savons tous ce que nous essayons de réaliser dans l’année à venir; nous commençons sur la même longueur d’onde.

Idées de remue-méninges (groupe de groupes)

Avec ce travail clé, il est temps de commencer à générer des idées. Nous avons essayé de faire cela en tant que grand groupe, mais à mesure que nos membres grandissaient, cela devenait trop lourd – les gens avec de bonnes idées ne se faisaient pas entendre, moins de gens pouvaient participer de manière significative, et c’était devenu un exercice de contrôle des foules au lieu de planifier. J’ai écrit sur la façon de faire une bonne session de brainstorming, mais voici la version courte:

 Planification annuelle - séances de remue-méninges Le remue-méninges est plus efficace en petits groupes où il peut y avoir un échange d’idées rapide, où tout le monde a la chance de participer, où plus de voix sont entendues et où les gens ont un plus grand sentiment d’avoir un impact significatif sur le processus. Nous nous séparons donc en trois patrouilles de 8 à 10 personnes chacune et laissons la génération d’idées se produire là-bas. Regardez cette vidéo pour plus de réflexions sur le processus de remue-méninges.

Avant de libérer les groupes pour démarrer le processus, nous leur donnons un peu de conseils.

Tout d’abord, nous leur donnons des catégories d’idées à développer. Par exemple, nous avons besoin que chaque groupe propose trois idées de projets de services, trois idées de sorties amusantes et trois endroits où vous pensez que nous devrions aller pour un camp d’été l’année prochaine.

Deuxièmement, nous leur donnons un format standardisé à utiliser pour exprimer leurs idées. Pour nous, l’utilisation de fiches 5×8 a bien fonctionné. Lorsqu’un groupe a une idée qu’il veut proposer, il note la catégorie, lui donne un titre court, une brève description et un calendrier (p. ex. le camping d’hiver dans cet hémisphère devrait probablement se faire de décembre à février). Nous projetons des exemples sur le mur afin qu’ils puissent voir à quoi ressemble une bonne carte à idées.

Troisièmement, nous leur donnons une limite de temps – peut-être une heure.

Quatrièmement, nous leur donnons un peu d’espace pour travailler. Si chaque groupe a sa propre table ou le coin d’une pièce où travailler, ils peuvent procéder sans distraction et se concentrer sur leurs idées.

Lorsque chaque groupe est terminé, ils ont une pile de 5×8 cartes, une pour chaque idée, et nous sommes prêts à passer à autre chose.

Présenter les idées

 Idées de présentation du Plan annuel Partager toutes ces bonnes idées est important, alors quand le temps est écoulé, nous réunissons tout le monde. Chaque groupe présente ensuite ses meilleures idées dans chaque catégorie. Cette partie peut s’embourber si vous ne faites pas attention, il est donc utile de fixer une limite de temps pour chacune – peut-être une minute pour présenter chaque idée.

Certains groupes désignent un porte-parole pour présenter toutes leurs idées, d’autres groupes feront présenter l’idée au groupe par la personne qui l’a proposée en premier. L’une ou l’autre méthode est bonne. Un peu de sens de la vente peut aller très loin ici; c’est amusant quand les groupes essaient de dépasser les idées des autres.

Une fois qu’une idée est présentée, l’un de nos responsables prend la carte 5×8 et l’affiche à la vue de tous. L’année dernière, nous avons accroché une grande bâche au mur et utilisé du ruban adhésif double pour maintenir les cartes en place. Un adhésif en aérosol et une grande feuille peuvent également fonctionner, mais sont moins efficaces s’il est humide.

Chaque idée passe dans la catégorie appropriée. Lorsque tous les groupes se sont présentés, le résultat est un mur recouvert de nombreuses idées géniales, divisées en différentes catégories qui sont importantes pour nous.

À ce stade, nous allons généralement faire une pause, rôtir des guimauves ou traîner autour du feu. Pendant ce temps et du jour au lendemain, comme le jus créatif coule encore, plus d’idées percoleront souvent vers le haut, il n’est donc pas rare d’être invité à ajouter plus de cartes au mur. Nous laissons cela se produire – plus d’idées de qualité sont meilleures!

Prioriser

C’est mon étape préférée. Le but est maintenant de comprendre ce que tout le monde veut faire le plus. Et peut-être aussi déterminer ce qu’ils préféreraient ne pas faire. Nous le faisons en votant avec des autocollants colorés – c’est simple et efficace.

 Idées de priorisation du plan annuel Juste après le petit déjeuner, nous rassemblons tout le monde devant l’écran d’idées, leur donnons chacun 12 autocollants à points verts et six autocollants à points rouges. À la fin du déjeuner, leur tâche est de mettre ces autocollants sur les cartes. Un point vert indique que quelqu’un veut faire cet événement; un point rouge signifie qu’il préférerait ne pas le faire. Ils peuvent dépenser ces autocollants comme ils le souhaitent – mettre les cinq sur une seule carte qu’ils veulent vraiment faire, les étaler; peu importe. Ils peuvent également agir individuellement, ou ils peuvent essayer de convaincre les autres de suivre leur exemple et de voter à la hausse ou à la baisse une idée particulière.

Nous laissons un peu de temps libre pour ce processus, et nous apprécions de regarder les discussions et de voter. Certains votent tout de suite, d’autres sont plus prudents et attendent – si un événement qu’ils n’aiment pas est déjà rejeté, ils pourraient choisir de dépenser cet autocollant rouge dans un autre endroit.

Personne ne reçoit d’autocollants supplémentaires, mais je donne aussi la chance aux adultes de voter – nous sommes tous dans cette aventure ensemble. Mais ils sont moins nombreux, et cette année, je pense à mettre la lettre A dessus pour que nous puissions voir la différence entre un vote adulte et un vote des garçons.

À la fin de cette étape, nous avons une image assez claire de ce que sont les activités préférées, et aussi celles que la plupart des gens préféreraient éviter, ce qui rend la prochaine étape beaucoup plus facile.

Sélectionner et planifier (groupe de leaders)

C’est là que le caoutchouc rencontre la route, et où toutes ces bonnes idées rencontrent la dure réalité froide d’un calendrier qui a un nombre limité de jours dessus.

Utilisez un petit groupe de planification. Pour cette étape, il est préférable d’avoir un petit groupe de dirigeants qui représenteront les meilleurs intérêts de chacun, mais qui pourront également trouver des moyens de faire des compromis. Notre groupe compte de huit à dix personnes, dont chacun des chefs de groupe.

 Plan annuel - le mode de vote par autocollant Nous commençons par hiérarchiser tous les événements par catégorie. Chaque autocollant vert est un vote +1; chaque autocollant rouge est -1; chaque carte se termine par un score final. Nous écrivons cela sur la carte et l’entourons, puis empilons les cartes dans l’ordre, avec les meilleurs scores en haut.

Utilisez un calendrier maître. Nous savons ce que le groupe veut faire maintenant, donc la prochaine étape consiste à déterminer les heures disponibles pour les faire. Avant l’événement, nous assemblons un calendrier principal qui contient toutes les dates clés auxquelles nous pouvons penser. Nous rassemblons des calendriers de vacances, des calendriers d’église, des calendriers scolaires de deux lycées et de plusieurs collèges ainsi que tous les autres calendriers auxquels nous pouvons penser. Toutes les dates clés que nous entrons dans notre propre calendrier principal – vous ne voulez rien programmer en plus de la fête des Mères – j’ai fait cette erreur une fois, mais je ne le referai plus jamais!

Maintenant, il est temps de se mettre au travail – mettre des événements sur le calendrier. Nous posons toutes les meilleures cartes de pointage sur la table devant nous et projetons le calendrier principal contre le mur. Sur un autre mur se trouve la bâche, mais maintenant il y a des mois en haut et des catégories sur le côté. Tout le monde peut tout voir.

 Plan annuel - les dirigeants font correspondre les événements au calendrier Planifiez d’abord les événements prioritaires. Nous faisons toujours un camp d’été une certaine semaine en juillet, alors nous y mettons le premier choix. Nous avons une personne l’ordinateur portable, de sorte que les décisions sont prises, nous pouvons les voir projetées en temps réel. Nous utilisons une couleur différente (vert foncé) pour nos événements afin de les distinguer des autres sur le calendrier. Une autre personne pose les cartes à idées sur la bâche au fur et à mesure qu’elles sont utilisées.

Planifiez Ensuite Des Événements Spécifiques Au Temps. Les sorties de ski et le camping d’hiver sont branchés de janvier à mars. Si nous faisons du rafting en eau vive, la fin du printemps est le meilleur moment pour cela, alors que les rivières sont encore hautes. Notre collecte de fonds pour les arbres de Noël a toujours lieu en décembre, ce qui représente essentiellement tout ce mois (au fait, toute personne intéressée par un sapin de Douglas cultivé localement ou un sapin Frasier pour les vacances? Fais-le moi savoir!)

Planifier les événements de soutien. Une semaine ou deux avant toute sortie, il est bon d’avoir une réunion où nous nous concentrons sur la préparation des plans et l’apprentissage des compétences dont nous aurons besoin pour ce voyage.

À un moment donné, nous manquerons toujours d’espace calendrier avant de manquer d’idées que nous voulons faire, mais vous devez vous arrêter quelque part. Il ne reste que quelques étapes à franchir et nous aurons terminé.

Vérifiez Par Rapport Aux Buts. C’est le bon moment pour revenir aux buts et objectifs de l’année à venir et voir si les événements que vous avez programmés soutiennent la réalisation de ces objectifs. Sinon, vous pouvez faire quelques ajustements pour aligner les choses.

Faites un « Contrôle de santé mentale. »Nous tournons généralement pour une sortie, un projet de service et quelques réunions chaque mois. Si le projet d’horaire nous oblige à faire trois voyages de longue distance les week-ends consécutifs, c’est peut-être trop. Il vaut mieux faire moins d’événements bien, qu’un tas d’événements qui sont planifiés au hasard et peu fréquentés.

Examen / Brief / Approbation

 Plan annuel - briefing et approbation La dernière étape ne prend généralement pas trop de temps, mais il est important de le faire. Nous rassemblons toute l’organisation, généralement après le dîner mais avant le dessert. La direction explique à quoi ressemble le programme de l’année prochaine, à quel point il sera amusant et comment il atteindra les objectifs organisationnels. Après avoir pris toutes les questions, il y aura un vote vocal pour approuver, et nous pouvons continuer avec l’entreprise de griller des guimauves et de cuire un cordonnier aux pommes; mission terminée!

Planification du Plan annuel – Les plats à emporter

Je n’ai pas personnellement proposé cette approche; je l’ai héritée de mon prédécesseur qui était un maître dans ce genre de choses. Cela fonctionne très bien pour nous, et j’adore ça. Vous n’essayez pas tous de diriger une troupe de scouts, mais les idées derrière ce processus peuvent être utilisées dans toutes sortes de contextes.

Fixer d’abord des objectifs, réfléchir en petits groupes, rendre les idées visibles à tous, utiliser une méthode de vote pour hiérarchiser ce que vous faites, développer un calendrier principal avec un petit groupe de leaders are ce sont toutes d’excellentes techniques que vous pouvez utiliser pour élaborer vos propres plans à long terme.

Et le résultat est un programme que tout le monde comprend, sent qu’il en faisait partie et soutient.

Avance!

Crédit photo: aucune modification apportée – https://www.flickr.com/photos/kimberlyeternal/6377784239

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.