効果的な苦情の手紙は、問題とそれを解決する方法を説明します。 明確にして、問題と必要な解決策を説明するために必要な詳細のみを含めるようにしてください。
あなたの手紙に含める情報
怒っている、皮肉な、または脅迫的な手紙を書くことは避けてください。 それを読んでいる人はおそらく問題を引き起こしませんでしたが、それを解決するのに非常に役立つかもしれません。
基本を与える
- あなたの名前、住所、電話番号を含めます。
- 会社に口座をお持ちの場合は、口座番号を含めてください。
- 製品名とそのシリアルまたはモデル番号を指定します。
- 購入日と場所を明記してください。
あなたの話を教えてください
- 問題を説明してください。
- あなたが会社に手紙を書いている理由を説明するのに役立つ情報ならば、問題を解決するためのあなたの努力の簡単な歴史を与えてください。
問題を解決する方法を会社に伝えます
- 払い戻し、修理、交換、または店舗クレジットなど、必要な解決策を述べてください。 または、解決を提案するように会社に頼むことを考慮しなさい。
- 囲まれている文書がある場合は、その文書を一覧表示します。 覚えておいてください—唯一のコピーではなく、オリジナルを送信します。
- 彼らにあなたに連絡する方法を知らせてください。
合理的である
- あなたが応答を待つ時間を言います。 会社が行動を起こすための時間を許可します。
- あなたが次に何をする予定かを教えてください: たとえば、Better Business Bureauまたは州検事総長または消費者保護事務所に報告します。
あなたの苦情を提出
- あなたの手紙を証明郵便で送って、領収書を返してください。 あなた自身のためのコピーを保ちなさい。
- オンラインで苦情を申し立てる場合は、”送信”を押す前に画面を印刷するか、スクリーンショットを撮影してください。”
サンプルレター
このサンプルレターを使用して、製品またはサービスに関する苦情を書きます。
あなたの住所
あなたの都市、州、郵便番号
日付
連絡担当者の名前タイトル会社名
消費者苦情部門住所
都市、州、郵便番号
Re:
親愛なる:
親愛なる:
問題を解決するために、私は感謝します。 この購入に関する私の記録のコピーが同封されています。
私はあなたの返信と私の問題への解決を楽しみにしています。 私は消費者保護代理店または他の援助からの助けを求める前にまで待ちます。 上記の住所またはお電話にてご連絡ください。
誠実に、
あなたの名前
エンクロージャ（s）
苦情の手紙の例
ここでは、苦情の手紙がどのように見えるかの例です:
詐欺または詐欺を報告する
会社または売り手が不正であると思われる場合は、州司法長官または消費者保護事務所に連絡してください。 で、あまりにも連邦取引委員会を教えてくださいReportFraud.ftc.gov。FTCは個々の苦情を解決するものではありませんが、あなたの報告書は法執行機関が不正行為のパターンを検出するのに役立ち、調査につながる可能性が
顧客の問題を解決するためのより多くの助けについては、これらのアイデアと戦略をチェックしてください。