hvordan får du 30 svært forskjellige mennesker til å bli enige om noe? Hvordan engasjerer du alle disse tankene for å komme opp med en årlig plan? Det trenger ikke å være så utfordrende som å tolke Mayakalenderen.

Hvert År møtes Vår Speidertropp i August med ett mål: komme opp med en plan for neste år. Nedenfor vil jeg vise deg hvordan vi gjør det i seks korte trinn, og introdusere flere teknikker som du kan bruke når du prøver å sette sammen dine egne langsiktige planer.

 Hvordan Planlegge Årsplanen: 6 Trinn For Suksess

Planlegging Av Årsplanen

Å få en stor gruppe til å bli enige om noe kan være en utfordring. Men for oss er det viktig at hvert medlem føler at han har ekte innspill til hva vi gjør i det kommende året. Nøkkelen til å løse denne utfordringen er å være organisert, og å jobbe i små grupper når det er mulig. Vi gjør dette til et dedikert arrangement hvert år, trekker oss tilbake til en hytte i skogen, og gir den den fokuserte oppmerksomheten den fortjener. Her er den seks-trinns tilnærmingen vi bruker.

Gjennomgå/Bekreft Årlige Mål

Alt må begynne med å vite hvor du vil gå og hva du vil oppnå når året er over. Så før vi starter rett inn i ideegenerering, starter vi alltid med å se på fjorårets mål og mål for å se hvordan vi gjorde det, og deretter bestemme hva som skal endres for neste år.

så alle kan se, projiserer vi målene opp på en skjerm, og diskuterer hvor godt vi gjorde eller ikke oppfylte hvert av målene vi hadde satt for oss selv. Deretter bestemmer vi om vi vil beholde eller endre dette målet i det kommende året.

Sist vi gjorde dette, fant Vi ut at vi møtte våre camping-og serviceprosjektmål, men ønsket å gjøre det bedre med vår rekrutteringsinnsats og muligheter for avansement. Etter litt diskusjon jobbet vi for Å komme OPP MED SMARTE mål, slik at vi ville ha klare mål å skyte for. På slutten tar vi en stemme stemme for endelig godkjenning.

Å ha alle involvert i denne delen bidrar til å sikre at vi alle vet hva vi prøver å oppnå i det kommende året; vi starter på samme side.

Brainstorm Ideer (gruppe av grupper)

med den nøkkelen litt lekser gjort, er det på tide å begynne å generere ideer. Vi har prøvd å gjøre dette som en stor gruppe, men etter hvert som medlemskapet vårt vokste, ble det for uhåndterlig – folk med gode ideer ble ikke hørt, færre mennesker kunne delta meningsfylt, og det ble en øvelse i mengdekontroll i stedet for planlegging. Jeg har skrevet om hvordan du gjør en god brainstorming økt, men her er den korte versjonen:

 Årlig Planlegging-brainstorming økterBrainstorming er mer effektiv i mindre grupper der det kan være en hektisk utveksling av ideer, alle har en sjanse til å delta, flere stemmer blir hørt, og folk har en større følelse av å ha en meningsfull innvirkning på prosessen. Så vi bryter oss inn i våre tre patruljer på 8-10 personer hver og la ideegenerasjonen skje der. Sjekk ut denne videoen for flere tanker om brainstorming prosessen.

før vi slipper gruppene for å starte prosessen, gir vi dem litt veiledning.

Først gir vi dem kategorier av ideer å utvikle. For eksempel trenger vi hver gruppe til å komme opp med tre service prosjekt ideer, tre ideer for moro utflukter å gå på, og tre steder du tror vi bør gå for sommerleiren neste år.

For Det Andre gir Vi dem et standardisert format som skal brukes til å uttrykke sine ideer. For oss har bruk av 5×8 indekskort fungert bra. Når en gruppe kommer opp med en ide den ønsker å foreslå, merker de kategorien, gir den en kort tittel, en kort beskrivelse og en tidsramme (f. eks. vintercamping på denne halvkule bør trolig gjøres desember-februar). Vi projiserer eksempler opp på veggen slik at de kan se hva et godt ideekort ser ut.

For Det Tredje gir vi dem en tidsbegrensning-kanskje en time.

For Det Fjerde gir Vi dem litt plass til å jobbe i. Hvis hver gruppe har sitt eget bord eller hjørne av et rom å jobbe i, kan de fortsette uten distraksjon og fokusere på å komme opp med sine ideer.

når hver gruppe er ferdig, har de en stabel med 5×8 kort, en for hver ide, og vi er klare til å gå videre.

Present The Ideas

 Årlig Plan-presentere ideer Dele alle disse gode ideer er viktig, så når tiden er ute, vi bringe alle sammen igjen. Hver gruppe presenterer deretter sine beste ideer i hver kategori. Denne delen kan bog ned hvis du ikke er forsiktig, så det hjelper å sette en tidsbegrensning for hver-kanskje ett minutt å presentere hver ide.

Noen grupper utnevner en talsperson til å presentere alle sine ideer, andre grupper vil ha personen som først foreslo det presentere ideen til gruppen. Begge metodene er fine. En liten bit av salesmanship kan gå en lang vei her; det er gøy når grupper prøver å toppe hverandres ideer.

når en ide er presentert, tar en av våre ledere det 5×8 kortet og viser det for alle å se. I fjor hang vi en stor presenning på veggen og brukte dobbeltpinne tape for å holde kortene på plass. Spray lim og et stort ark kan også fungere, men er mindre effektivt hvis det er fuktig.

hver ide går opp under riktig kategori. Når alle gruppene har presentert, er resultatet en vegg dekket med mange gode ideer, delt inn i de ulike kategoriene som er viktige for oss.

på dette tidspunktet vil vi vanligvis ta en pause, steke noen marshmallows eller henge rundt brannen. I løpet av den tiden og over natten, siden kreativiteten fortsatt flyter, vil flere ideer ofte sive til toppen, så det er ikke uvanlig å bli bedt om å legge til flere kort på veggen. Vi lar dette skje – flere kvalitetsideer er bedre!

Prioriter

Dette er mitt favoritttrinn. Målet nå er å finne ut hva alle ønsker å gjøre mest. Og kanskje også bestemme hva de foretrekker å ikke gjøre. Vi gjør dette ved å stemme med fargede klistremerker-det er enkelt og effektivt.

 Annual Plan-prioritizing ideas Rett etter frokost samler vi alle foran ideedisplayet, gir dem hver 12 grønne prikk klistremerker og seks røde prikk klistremerker. Ved slutten av lunsj er deres oppgave å sette disse klistremerkene på kortene. En grønn prikk indikerer at noen ønsker å gjøre den hendelsen; en rød betyr at de foretrekker å ikke. De kan bruke disse klistremerkene slik de vil-legg alle fem på ett kort de virkelig vil gjøre, spre dem ut; uansett. De kan også handle individuelt, eller de kan prøve å overbevise andre om å følge ledelsen og stemme opp eller ned en bestemt ide.

vi legger litt ledig tid til denne prosessen, og liker å se diskusjonene og stemme. Noen stemmer med en gang, andre er mer cagey og venter – hvis en hendelse de ikke liker allerede blir stemt ned, kan de velge å bruke det røde klistremerket på et annet sted.

ingen får ekstra klistremerker, men jeg gir de voksne en sjanse til å stemme også – vi er alle i dette eventyret sammen. Men de får færre, og i år tenker jeg på å sette bokstaven A på dem, slik at vi kan se forskjellen mellom en voksen stemme og en fra guttene.

ved slutten av dette trinnet har vi et ganske klart bilde av hva favorittaktivitetene er, og også de fleste foretrekker å unngå, og det gjør det neste trinnet mye enklere.

Velg og Planlegg (ledergruppe)

det er her gummien møter veien, og hvor alle de gode ideene møter den harde kalde virkeligheten i en kalender som har et begrenset antall dager på seg.

Bruk En Liten Planleggingsgruppe. For dette trinnet er det best å ha en liten gruppe ledere som vil representere det beste for alle, men kan også finne måter å kompromittere. Vår gruppe har åtte til ti personer som inkluderer hver av gruppelederne.

 Årsplan-sticker stemmemetode vi starter med å prioritere alle hendelsene etter kategori. Hvert grønt klistremerke er en + 1 stemme; hver rød er -1; hvert kort ender med en endelig nummerpoengsum. Vi skriver det på kortet og sirkler det, og stabler kortene i rekkefølge, med de høyeste poengene på toppen.

Bruk En Malkalender. Vi vet hva gruppen ønsker å gjøre nå, så neste skritt er å finne ut hvilke tider som er tilgjengelige for å gjøre dem. Før arrangementet setter vi sammen en hovedkalender som har hver nøkkeldato vi kan tenke på. Vi samler feriekalendere, kirkekalendere, skolekalendere fra to videregående skoler og flere middelskoler pluss andre kalendere som vi kan tenke på. Noen viktige datoer vi går inn på vår egen master kalender – du ønsker ikke å planlegge noe på Toppen Av Morsdag – jeg gjorde den feilen en gang, men jeg vil aldri gjøre det igjen!

nå er det på tide å komme seg til virksomheten-å sette hendelser på kalenderen. Vi legger alle de beste scoringskortene på bordet foran oss, og projiserer hovedkalenderen mot veggen. På en annen vegg er presenningen, men nå har den måneder som viser over toppen og kategoriene nedover siden. Alle kan se alt.

 Årsplan-ledere matcher hendelser til kalenderen Planlegg Hendelser Med Høy Prioritet først. Vi gjør alltid sommerleir en bestemt uke i juli, så vi legger det beste valget der inne. Vi har en person mann den bærbare datamaskinen, slik at beslutninger blir gjort, kan vi se dem projisert i sanntid. Vi bruker en annen farge (mørk grønn) for våre arrangementer for å skille dem fra andre på kalenderen. En annen person setter ideen kortene opp på tarp som de brukes.

Planlegg Tidsspesifikke Hendelser Neste. Skiturer og vintercamping blir plugget inn i januar Til Mars. Hvis vi er rafting, er sen vår den beste tiden for det, mens elvene fortsatt kjører høyt. Vår Juletre fund-raiser er alltid i desember, som i utgangspunktet tar ut hele måneden (forresten, alle som er interessert i en lokalt dyrket Douglas Gran eller Frasier Gran for ferien? Gi meg beskjed!)

Planlegg Støtte Hendelser. En uke eller to før noen utflukt, er det godt å ha et møte der vi fokuserer på å forberede planene og lære ferdighetene vi trenger for den turen.

på et tidspunkt vil vi alltid gå tom for kalenderplass før vi går tom for ideer vi vil gjøre, men du må stoppe et sted. Bare noen få skritt igjen, så er vi ferdige.

Sjekk Mot Mål. Nå er det en god tid å gå tilbake til målene og målene for det kommende året, og se om hendelsene du har planlagt støtte for å nå disse målene. Hvis ikke, kan du gjøre noen justeringer for å bringe ting i justering.

Gjør En » Sanity Check.»Vi skyter vanligvis for en utflukt, et serviceprosjekt og et par møter hver måned . Hvis utkastet planen har oss å ta tre langdistanse turer på back to back helger, som kan være for mye. Det er bedre å gjøre færre hendelser godt, enn en haug med hendelser som er måfå planlagt og ikke godt besøkt.

Gjennomgå/Brief/Godkjenn

 Årlig plan - briefing og godkjenning det siste trinnet tar vanligvis ikke for lang tid, men det er viktig å gjøre. Vi samler hele organisasjonen sammen, vanligvis etter middag, men før dessert. Ledelsen forklarer hvordan neste års program ser ut, hvor morsomt det vil være, og hvordan det vil møte de organisatoriske målene. Etter å ha tatt noen spørsmål, vil det bli en stemme stemme for å godkjenne, og vi kan fortsette med virksomheten med å riste marshmallows og bake apple skomaker; oppdrag fullført!

Planlegging Av Årsplanen – Takeaway

jeg kom ikke personlig opp med denne tilnærmingen; jeg arvet den fra min forgjenger som var en mester på å gjøre denne typen ting. Det fungerer bra for oss, og jeg elsker det. Ikke alle dere prøver å lede En Speidertropp, men ideene bak denne prosessen kan brukes i alle slags innstillinger.

Sette mål først, brainstorming i små grupper, gjøre ideer synlige for alle, ved hjelp av en stemmemetode for å prioritere hva du gjør, utvikle en master kalender med en liten gruppe ledere…dette er alle gode teknikker du kan bruke til å komme opp med dine egne langsiktige planer.

og resultatet er et program som alle forstår, føler de var en del av, og støtter.

Led På!

Fotokreditt: ingen endringer – https://www.flickr.com/photos/kimberlyeternal/6377784239

Leave a comment

Din e-postadresse vil ikke bli publisert.