como você consegue que 30 pessoas muito diferentes concordem com algo? Como você envolve todas essas mentes para criar um plano anual? Não precisa ser tão desafiador quanto interpretar o calendário Maia.

todos os anos, nossa tropa de escoteiros se reúne em Agosto com um objetivo: elaborar um plano para o próximo ano. Abaixo, mostrarei como fazemos isso em seis etapas curtas e apresentarei várias técnicas que você pode usar ao tentar montar seus próprios planos de longo prazo.

como planejar o plano anual: 6 passos para o sucesso

planejar o plano anual

conseguir que um grande grupo concorde com qualquer coisa pode ser um desafio. No entanto, para nós, é fundamental que todos os membros sintam que ele tem uma contribuição genuína para o que fazemos no próximo ano. A chave para resolver esse desafio é ser organizado e trabalhar em pequenos grupos sempre que possível. Fazemos deste um evento dedicado todos os anos, retiro para uma cabana na floresta, e dar-lhe a atenção focada que merece. Aqui está a abordagem de seis etapas que usamos.

revisar/confirmar metas anuais

tudo tem que começar sabendo para onde você quer ir e o que deseja alcançar no momento em que o ano acabou. Então, antes de lançar direto na geração de ideias, sempre começamos com uma olhada nas metas e objetivos do ano passado para ver como fizemos e depois decidimos o que deve mudar para o próximo ano.

para que todos possam ver, projetamos as metas em uma tela e discutimos o quão bem fizemos ou não atingimos cada uma das metas que estabelecemos para nós mesmos. Então decidimos se queremos manter ou mudar essa meta no próximo ano.

da última vez que fizemos isso, descobrimos que atingimos nossos objetivos de projeto de camping e serviço, mas queríamos fazer melhor com nossos esforços de recrutamento e oportunidades de avanço. Depois de alguma discussão, trabalhamos para chegar a Objetivos inteligentes para que tivéssemos alvos claros para atirar. No final, fazemos uma votação por voz para aprovação final.

ter todos envolvidos nesta parte ajuda a garantir que todos nós sabemos o que estamos tentando alcançar no próximo ano; começamos na mesma página.

ideias de Brainstorm (grupo de grupos)

com esse trabalho de casa feito, é hora de começar a gerar ideias. Tentamos fazer isso como um grande grupo, mas à medida que nossos membros cresciam, tornou – se muito pesado-pessoas com boas ideias não estavam sendo ouvidas, menos pessoas foram capazes de participar significativamente, e tornou-se um exercício de controle de multidão em vez de planejar. Eu escrevi sobre como fazer uma boa sessão de brainstorming, mas aqui está a versão curta:

Planejamento Anual - sessões de brainstorming o Brainstorming é mais eficaz em grupos menores, onde pode haver um intercâmbio rápido de ideias, todos têm a chance de participar, mais vozes são ouvidas e as pessoas têm uma maior sensação de ter um impacto significativo no processo. Então, entramos em nossas três patrulhas de 8 a 10 pessoas cada e deixamos a geração de ideias acontecer lá. Confira este vídeo para mais pensamentos sobre o processo de brainstorming.

Antes de lançarmos os grupos para iniciar o processo, damos-lhes um pouco de orientação.

em primeiro lugar, damos-lhes categorias de ideias para desenvolver. Por exemplo, precisamos que cada grupo crie três ideias de projeto de Serviço, três ideias para passeios divertidos e três lugares que você acha que devemos ir para o acampamento de verão no próximo ano.

em segundo lugar, damos-lhes um formato padronizado para usar na expressão de suas idéias. Para nós, usar cartões de índice 5×8 funcionou bem. À medida que um grupo apresenta uma ideia que deseja propor, eles observam a categoria, dão um título curto, uma breve descrição e um período de tempo (por exemplo. o acampamento de inverno neste hemisfério provavelmente deve ser feito de dezembro a fevereiro). Projetamos exemplos na parede para que eles possam ver como é um cartão de boa ideia.

em terceiro lugar, damos-lhes um limite de tempo-talvez uma hora.

em quarto lugar, damos – lhes algum espaço para trabalhar. Se cada grupo tiver sua própria mesa ou canto de uma sala para trabalhar, eles podem prosseguir sem distração e se concentrar em criar suas idéias.

quando cada grupo é feito, eles têm uma pilha de 5 × 8 cartões, um para cada ideia, e estamos prontos para seguir em frente.

apresentar as idéias

plano anual - apresentar idéiascompartilhar todas essas grandes idéias é importante, então quando o tempo acabar, nós trazemos todos de volta juntos. Cada grupo apresenta suas melhores ideias em cada categoria. Esta parte pode afundar se você não tiver cuidado, por isso ajuda a definir um limite de tempo para cada um – talvez um minuto para apresentar cada ideia.

alguns grupos nomeiam um porta-voz para apresentar todas as suas ideias, outros grupos terão a pessoa que primeiro propôs apresentar a ideia ao grupo. Qualquer método é bom. Um pouco de vendas pode percorrer um longo caminho aqui; é divertido quando os grupos tentam superar as idéias uns dos outros.

uma vez que uma ideia é apresentada, um de nossos líderes pega o cartão 5×8 e o exibe para todos verem. No ano passado, penduramos uma lona grande na parede e usamos fita adesiva dupla para segurar as cartas no lugar. O adesivo EM Spray e uma folha grande também podem funcionar, mas é menos eficaz se estiver úmido.

cada ideia sobe na categoria apropriada. Quando todos os grupos se apresentam, o resultado é uma parede coberta de muitas grandes ideias, divididas nas várias categorias que são importantes para nós.

neste ponto, normalmente vamos fazer uma pausa, assar alguns marshmallows ou sair ao redor do fogo. Durante esse tempo e durante a noite, uma vez que os sucos criativos ainda estão fluindo, mais ideias geralmente se infiltram no topo, por isso não é incomum ser solicitado a adicionar mais cartas à parede. Deixamos isso acontecer – mais ideias de qualidade são melhores!

priorizar

este é o meu passo favorito. O objetivo agora é descobrir o que todo mundo quer fazer mais. E talvez também determine o que eles prefeririam não fazer. Fazemos isso votando com adesivos coloridos-é simples e eficaz.

plano anual - priorizando ideias logo após o café da manhã, reunimos todos na frente da exibição da ideia, damos a eles cada 12 adesivos de ponto verde e seis adesivos de ponto vermelho. No final do almoço, Sua tarefa é colocar esses adesivos nos cartões. Um ponto verde indica que alguém quer fazer esse evento; um vermelho significa que preferiria não. Eles podem gastar esses adesivos da maneira que quiserem – coloque todos os cinco em um cartão que eles realmente querem fazer, espalhe-os; o que for. Eles também podem agir individualmente, ou podem tentar convencer os outros a seguir sua liderança e votar para cima ou para baixo em uma ideia específica.

deixamos algum tempo livre para esse processo e gostamos de assistir às discussões e votar. Alguns votam imediatamente, outros são mais cautelosos e esperam – se um evento de que não gostam já for votado, eles podem optar por gastar esse adesivo vermelho em um lugar diferente.

ninguém recebe adesivos extras, mas eu dou aos adultos a chance de votar também – estamos todos nesta aventura juntos. Mas eles ficam menos, e este ano estou pensando em colocar a letra A neles para que possamos ver a diferença entre um voto adulto e um dos meninos.

no final desta etapa, temos uma imagem bem clara de quais são as atividades favoritas, e também as que a maioria das pessoas prefere evitar, e isso torna o próximo passo muito mais fácil.

Selecionar e Agendar (líder do grupo)

Este é o lugar onde a borracha encontra a estrada e onde todas as boas idéias atender rígido fria realidade de um calendário que tem um número limitado de dias.

Use um pequeno grupo de planejamento. Para esta etapa, é melhor ter um pequeno grupo de líderes que representem os melhores interesses de todos, mas também possam encontrar maneiras de se comprometer. Nosso grupo tem de oito a dez pessoas que incluem cada um dos líderes do grupo.

 Plano Anual-o método de votação de adesivos começamos priorizando todos os eventos por categoria. Cada adesivo verde é um voto +1; cada vermelho é -1; cada cartão acaba com uma pontuação final no número. Escrevemos isso no cartão e o circulamos, depois empilhamos as cartas em ordem, com as pontuações mais altas no topo.

Use um calendário Mestre. Sabemos o que o grupo quer fazer agora, então o próximo passo é descobrir quais horários estão disponíveis para fazê-los. Antes do evento, montamos um calendário mestre que tem todas as datas-chave em que podemos pensar. Reunimos calendários de férias, calendários de igrejas, calendários escolares de duas escolas de ensino médio e várias escolas de ensino médio, além de quaisquer outros calendários que possamos pensar. Quaisquer datas importantes que inserimos em nosso próprio calendário mestre – você não quer agendar nada além do Dia Das Mães – cometi esse erro uma vez, mas nunca mais o farei!

agora é hora de começar a trabalhar – colocando eventos no calendário. Colocamos todas as cartas de pontuação mais altas na mesa à nossa frente e projetamos o calendário Mestre contra a parede. Em outra parede está a lona, mas agora tem meses mostrando na parte superior e categorias ao lado. Todos podem ver tudo.

os líderes do plano anual combinam os Eventos com o calendário Programe os Eventos de alta prioridade primeiro. Nós sempre fazemos acampamento de verão uma certa semana em julho, então colocamos a melhor escolha lá. Temos uma pessoa homem o laptop, assim como as decisões são tomadas, podemos vê-los projetados em tempo real. Usamos uma cor diferente (verde escuro) para nossos eventos para distingui-los dos outros no calendário. Outra pessoa coloca os cartões de Ideia na lona à medida que são usados.

Agendar Eventos Específicos Do Tempo Em Seguida. Viagens de esqui e acampamento de inverno são conectados a janeiro a março. Se estamos rafting, final da primavera é o melhor momento para isso, enquanto os rios ainda estão correndo alto. Nosso fundo de árvore de Natal-raiser é sempre em dezembro, que basicamente tira todo esse mês (a propósito, alguém interessado em um abeto Douglas cultivado localmente ou Fir Frasier para as férias? Deixe-me saber!)

Agendar Eventos De Apoio. Uma ou duas semanas antes de qualquer passeio, é bom ter uma reunião onde nos concentremos em preparar os planos e aprender as habilidades que precisaremos para essa viagem.

em algum momento, sempre ficaremos sem espaço no calendário antes de ficarmos sem ideias que queremos fazer, mas você tem que parar em algum lugar. Apenas mais alguns passos a seguir e vamos acabar.

Verifique Contra Gols. Agora é um bom momento para voltar às metas e objetivos para o próximo ano e ver se os eventos que você agendou apoiam a consecução dessas metas. Caso contrário, você pode fazer alguns ajustes para alinhar as coisas.

Faça uma ” verificação de sanidade.”Geralmente filmamos para um passeio, um projeto de serviço e algumas reuniões a cada mês. Se o cronograma de rascunho nos faz fazer três viagens de longa distância nos fins de semana consecutivos, isso pode ser demais. É melhor fazer menos eventos bem, do que um monte de eventos que são aleatoriamente planejados e não bem atendidos.

revisão / breve / aprovar

plano anual - briefing e aprovaçãoa etapa final geralmente não leva muito tempo, mas é importante fazer. Reunimos toda a organização, geralmente depois do jantar, mas antes da sobremesa. A liderança explica como será o programa do próximo ano, como será divertido e como atingirá os objetivos organizacionais. Depois de tirar qualquer dúvida, haverá uma votação por voz para aprovar, e podemos continuar com o negócio de brindar marshmallows e assar sapateiro de maçã; missão completa!

Planejando o Plano Anual – o Takeaway

eu pessoalmente não vim com esta abordagem; eu herdei do meu antecessor que era um mestre em fazer esse tipo de coisa. Funciona muito bem para nós, e eu amo isso. Nem todos vocês estão tentando liderar uma tropa de escoteiros, mas as idéias por trás desse processo podem ser usadas em todos os tipos de Configurações.Definir metas primeiro, brainstorming em pequenos grupos, tornando as ideias visíveis para todos, usando um método de Votação para priorizar o que você faz, desenvolvendo um calendário mestre com um pequeno grupo de líderes…estas são todas as grandes técnicas que você pode usar para chegar a seus próprios planos de longo prazo.

e o resultado é um programa que todos entendem, sentem que fizeram parte e apoiam.

Conduza!

crédito da foto: Sem alterações feitas – https://www.flickr.com/photos/kimberlyeternal/6377784239

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