Cum obțineți 30 de persoane foarte diferite să fie de acord cu ceva? Cum te angajezi toate aceste minți să vină cu un plan anual? Nu trebuie să fie la fel de provocator ca interpretarea calendarului mayaș.

în fiecare an, trupa noastră de cercetași se întâlnește în August cu un singur obiectiv: să vină cu un plan pentru anul viitor. Mai jos, vă voi arăta cum o facem în șase pași scurți și vă voi prezenta mai multe tehnici pe care le puteți utiliza în timp ce încercați să vă puneți la punct propriile planuri pe termen lung.

cum să planificați planul anual: 6 pași pentru succes

planificarea planului anual

obținerea unui grup mare care să convină asupra oricărui lucru poate fi o provocare. Cu toate acestea, pentru noi, este esențial ca fiecare membru să simtă că are o contribuție reală la ceea ce facem în anul următor. Cheia rezolvării acestei provocări este organizarea și lucrul în grupuri mici ori de câte ori este posibil. Facem din acest eveniment un eveniment dedicat în fiecare an, ne retragem într-o cabană din pădure și îi acordăm atenția concentrată pe care o merită. Iată abordarea în șase pași pe care o folosim.

revizuiește/confirmă obiectivele anuale

totul trebuie să înceapă cu a ști unde vrei să mergi și ce vrei să obții până la sfârșitul anului. Deci, înainte de a lansa direct în generarea de idei, începem întotdeauna cu o privire la obiectivele și obiectivele de anul trecut pentru a vedea cum am făcut-o și apoi decidem ce ar trebui să se schimbe pentru anul următor.

deci, toată lumea poate vedea, proiectăm obiectivele pe un ecran, apoi discutăm cât de bine am făcut sau nu am îndeplinit fiecare dintre obiectivele pe care ni le-am stabilit. Apoi decidem dacă vrem să păstrăm sau să schimbăm acest obiectiv în anul următor.

ultima dată când am făcut acest lucru, am constatat că ne-am îndeplinit obiectivele noastre de camping și de servicii de proiect, dar a vrut să facă mai bine cu eforturile noastre de recrutare și oportunități de avansare. După câteva discuții, am lucrat pentru a veni cu obiective inteligente, astfel încât să avem ținte clare pentru care să tragem. La final, vom lua un vot de voce pentru aprobarea finală.

faptul că toți cei implicați în această parte ne ajută să ne asigurăm că știm cu toții ce încercăm să realizăm în anul următor; începem pe aceeași pagină.

idei de brainstorming (grup de grupuri)

cu acea bucată cheie de teme făcute, este timpul să începeți să generați idei. Am încercat să facem acest lucru ca un grup mare, dar pe măsură ce membrii noștri au crescut, a devenit prea greoi – oamenii cu idei bune nu au fost auziți, mai puțini oameni au putut participa în mod semnificativ și a devenit un exercițiu de control al mulțimii în loc de planificare. Am scris despre cum să faci o sesiune de brainstorming bună, dar iată versiunea scurtă:

planificare anuală - sesiuni de brainstorming Brainstorming-ul este mai eficient în grupuri mai mici, unde poate exista un schimb rapid de idei, toată lumea are șansa de a participa, se aud mai multe voci și oamenii au un sentiment mai mare de a avea un impact semnificativ asupra procesului. Așa că ne despărțim în cele trei patrule de 8-10 persoane fiecare și lăsăm generația de idei să se întâmple acolo. Consultați acest videoclip pentru mai multe gânduri despre procesul de brainstorming.

înainte de a elibera grupurile pentru a începe procesul, le oferim o mică îndrumare.

în primul rând, le oferim categorii de idei de dezvoltat. De exemplu, avem nevoie ca fiecare grup să vină cu trei idei de proiecte de servicii, trei idei pentru excursii distractive și trei locuri în care credeți că ar trebui să mergem pentru tabăra de vară anul viitor.

în al doilea rând, le oferim un format standardizat pentru a-și exprima ideile. Pentru noi, utilizarea cardurilor index 5 de la 8 la sută a funcționat bine. Pe măsură ce un grup vine cu o idee pe care dorește să o propună, notează categoria, îi oferă un titlu scurt, o scurtă descriere și un interval de timp (de ex. campingul de iarnă în această emisferă ar trebui să se facă probabil în decembrie – februarie). Proiectăm exemple pe perete, astfel încât să poată vedea cum arată o carte de idee bună.

în al treilea rând, le dăm o limită de timp – poate o oră.

în al patrulea rând, le oferim spațiu pentru a lucra. Dacă fiecare grup are propria masă sau colț al unei camere în care să lucreze, ei pot continua fără distragere și se pot concentra pe a veni cu ideile lor.

când fiecare grup este terminat, ei au un teanc de 5 cărți de 8 la sută, câte una pentru fiecare idee, și suntem gata să mergem mai departe.

prezentați ideile

planul anual - prezentarea ideilor împărtășirea tuturor acestor idei grozave este importantă, așa că atunci când timpul a expirat, îi aducem pe toți înapoi împreună. Fiecare grup prezintă apoi cele mai bune idei din fiecare categorie. Această parte se poate îmbogăți dacă nu sunteți atent, așa că vă ajută să setați o limită de timp pentru fiecare – poate un minut pentru a prezenta fiecare idee.

unele grupuri numesc un purtător de cuvânt pentru a-și prezenta toate ideile, alte grupuri vor avea persoana care a propus-o pentru prima dată să prezinte ideea grupului. Oricare dintre metode este în regulă. Un pic de salesmanship poate merge un drum lung aici; este distractiv atunci când grupurile încearcă să top ideile celuilalt.

odată ce o idee este prezentată, unul dintre liderii noștri ia cardul 5 8 și îl afișează pentru ca toți să-l vadă. Anul trecut am atârnat o prelată mare pe perete și am folosit bandă dublă pentru a ține cărțile în poziție. Adezivul Spray și o foaie mare pot funcționa, de asemenea, dar este mai puțin eficient dacă este umed.

fiecare idee merge în sus în categoria corespunzătoare. Când toate grupurile s-au prezentat, rezultatul este un zid acoperit cu o mulțime de idei grozave, împărțite în diferitele categorii care sunt importante pentru noi.

în acest moment, vom lua de obicei o pauză, vom prăji niște bezele sau vom sta în jurul focului. În acest timp și peste noapte, din moment ce sucurile creative curg încă, mai multe idei se vor strecura adesea în vârf, deci nu este neobișnuit să vi se ceară să adăugați mai multe cărți pe perete. Lăsăm acest lucru să se întâmple – mai multe idei de calitate sunt mai bune!

prioritizează

acesta este pasul meu preferat. Scopul acum este să ne dăm seama ce vrea toată lumea să facă cel mai mult. Și poate determina și ce ar prefera să nu facă. Facem acest lucru votând cu autocolante colorate-este simplu și eficient.

planul anual - prioritizarea idei imediat după micul dejun, ne-am adunat toată lumea în fața ecranului idee, să le dea fiecare 12 autocolante punct verde și șase autocolante punct roșu. Până la sfârșitul prânzului, sarcina lor este să pună acele autocolante pe cărți. Un punct verde indică faptul că cineva vrea să facă acel eveniment; unul roșu înseamnă că ar prefera să nu. Ei pot petrece acele autocolante în orice mod doresc să – pune toate cele cinci pe o singură carte pe care doresc cu adevărat să o facă, să le răspândească; orice. De asemenea, pot acționa individual sau pot încerca să-i convingă pe ceilalți să-și urmeze exemplul și să voteze în sus sau în jos o anumită idee.

lăsăm ceva timp liber pentru acest proces și ne bucurăm să urmărim discuțiile și să votăm. Unii votează imediat, alții sunt mai precauți și așteaptă – dacă un eveniment care nu le place este deja votat, ar putea alege să cheltuiască acel autocolant roșu într-un alt loc.

nimeni nu primește autocolante suplimentare, dar le dau și adulților șansa de a vota – suntem cu toții în această aventură împreună. Dar primesc mai puțini, iar anul acesta mă gândesc să le pun litera A, astfel încât să putem vedea diferența dintre un vot pentru adulți și unul de la băieți.

până la sfârșitul acestui pas, avem o imagine destul de clară a activităților preferate și, de asemenea, a celor pe care majoritatea oamenilor ar prefera să le evite, ceea ce face următorul pas mult mai ușor.

selectați și programați (grupul leader)

acesta este locul în care cauciucul întâlnește drumul și unde toate acele idei bune întâlnesc realitatea rece și dură a unui calendar care are un număr limitat de zile pe el.

folosiți un mic grup de planificare. Pentru acest pas, cel mai bine este să aveți un grup mic de lideri care să reprezinte interesele tuturor, dar pot găsi și modalități de compromis. Grupul nostru are opt până la zece persoane care include fiecare dintre liderii grupului.

planul anual - metoda de vot autocolant începem prin prioritizarea tuturor evenimentelor pe categorii. Fiecare autocolant verde este un vot + 1; fiecare roșu este -1; fiecare carte se termină cu un scor număr final. Scriem asta pe card și îl înconjurăm, apoi stivuim cărțile în ordine, cu cele mai mari scoruri deasupra.

utilizați un Calendar principal. Știm ce vrea grupul să facă acum, așa că următorul pas este să ne dăm seama ce ore sunt disponibile pentru a le face. Înainte de eveniment, asamblăm un calendar principal care are fiecare dată cheie la care ne putem gândi. Adunăm calendare de sărbători, calendare bisericești, calendare școlare de la două licee și mai multe școli medii, plus orice alte calendare la care ne putem gândi. Orice date cheie vom intra pe propriul nostru calendar de master – nu doriți să programați nimic pe partea de sus a Zilei Mamei – am făcut această greșeală o dată, dar nu voi face din nou!

acum este timpul să trecem la afaceri – punerea evenimentelor în calendar. Punem toate cărțile de punctaj de top pe masa din fața noastră și proiectăm calendarul principal pe perete. Pe un alt perete este prelata, dar acum are luni care arată în partea de sus și categorii în jos partea. Toată lumea poate vedea totul.

liderii planului anual potrivesc evenimentele cu calendarul programează mai întâi evenimentele cu prioritate ridicată. Întotdeauna facem tabără de vară o anumită săptămână în iulie, așa că am pus alegerea de top acolo. Avem un om om laptop, astfel încât deciziile sunt luate, le putem vedea proiectate în timp real. Folosim o culoare diferită (verde închis) pentru evenimentele noastre pentru a le distinge de celelalte din calendar. O altă persoană pune cărțile de idee pe prelată în timp ce sunt folosite.

Programați Evenimente Specifice Timpului Următor. Excursii de schi și camping de iarnă se conectează în ianuarie până în martie. Dacă suntem whitewater rafting, primăvara târziu este cel mai bun moment pentru că, în timp ce râurile sunt încă rulează mare. Strângerea noastră de fonduri pentru pomul de Crăciun este întotdeauna în decembrie, ceea ce scoate practic acea lună întreagă (apropo, oricine este interesat de un brad Douglas cultivat local sau Brad Frasier pentru sărbători? Anunță-mă!)

Programați Evenimente De Sprijin. Cu o săptămână sau două înainte de orice ieșire, este bine să avem o întâlnire în care să ne concentrăm pe pregătirea planurilor și învățarea abilităților de care avem nevoie pentru acea călătorie.

la un moment dat, vom rămâne mereu fără spațiu calendaristic înainte de a rămâne fără idei pe care vrem să le facem, dar trebuie să vă opriți undeva. Mai sunt doar câțiva pași și vom termina.

Verificați Împotriva Goluri. Acum este un moment bun pentru a reveni la obiectivele și obiectivele pentru anul următor și pentru a vedea dacă evenimentele pe care le-ați programat susțin atingerea acestor obiective. Dacă nu, puteți face unele ajustări pentru a aduce lucrurile în aliniere.

faceți o ” verificare a sănătății.”În general, filmăm pentru o excursie, un proiect de servicii și câteva întâlniri în fiecare lună. În cazul în care proiectul de program ne-a lua trei călătorii pe distanțe lungi pe spate la spate la spate week-end, care ar putea fi prea mult. Este mai bine să faci mai puține evenimente bine, decât o grămadă de evenimente care sunt planificate la întâmplare și nu sunt bine participate.

Review/Brief/Approve

planul anual - briefing și aprobare pasul final, de obicei, nu ia prea mult timp, dar este important să se facă. Adunăm întreaga organizație împreună, de obicei după cină, dar înainte de desert. Conducerea explică cum arată programul de anul viitor, cât de distractiv va fi și cum va îndeplini obiectivele organizaționale. După ce a luat orice întrebări, va exista un vot de voce pentru a aproba, și putem merge mai departe cu afaceri de prăjire bezele și copt mere cizmar; misiune completă!

planificarea planului anual – Takeaway

nu am venit personal cu această abordare; l-am moștenit de la predecesorul meu, care a fost un maestru la a face acest tip de lucru. Acesta funcționează mare pentru noi, și îmi place. Nu toți încercați să conduceți o trupă de cercetași, dar ideile din spatele acestui proces pot fi utilizate în toate tipurile de setări.

stabilirea obiectivelor în primul rând, brainstorming în grupuri mici, a face idei vizibile pentru toți, folosind o metodă de vot pentru a prioritiza ceea ce faci, dezvoltarea unui calendar maestru cu un grup mic de lideri…toate acestea sunt tehnici excelente pe care le puteți folosi pentru a veni cu propriile planuri pe termen lung.

iar rezultatul este un program pe care toată lumea îl înțelege, simte că a făcut parte și îl susține.

Condu!

Credit foto: nu s-au făcut modificări – https://www.flickr.com/photos/kimberlyeternal/6377784239

Leave a comment

Adresa ta de email nu va fi publicată.